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QUESTIONARIO DI DUE DILIGENCE DI GEODIS

Il processo di qualificazione dei partner commerciali e di affidamento di incarichi a terzi da parte di GEODIS ci aiuta a valutare con quali soggetti intraprendiamo affari. L’obiettivo è quello di trasparenza nella  supply chain, identificare i potenziali rischi e assicurarci che la vostra società condivida i nostri valori con l’impegno a rispettare gli standard più elevati.

Vi chiediamo di leggere la presente e di fornirci le necessarie informazioni e i documenti osservando a quanto richiesto da leggi, regolamenti e le nostre procedure di GEODIS come di seguito, inviandone una copia al vostro referente aziendale in GEODIS.

Informazioni sulla raccolta e l’utilizzo dei dati personali     

Una società del Gruppo GEODIS intende avviare una relazione commerciale con la vostra società (la “Società”). Con il presente documento, desideriamo informarvi sulla raccolta e l’utilizzo dei dati aziendali e  personali che la vostra società può fornire in relazione al processo di approvazione che GEODIS applica ai candidati partner commerciali, fornitori e agenti.

Motivazione della richiesta di GEODIS

Il trattamento dei dati è necessario per ottemperare agli obblighi di legge applicabili al fine di individuare ed evitare potenziali violazioni.

Prima che una qualsiasi delle società del Gruppo GEODIS, ovunque stabilita (« GEODIS ») avvii un nuovo rapporto commerciale con un partner, GEODIS conduce una ricerca e una valutazione sulla integrità dello stesso  e dei suoi rappresentati  apicali quali ad esempio Amministratore Delegato, Legale Rappresentante, Procuratori, membri del consiglio di amministrazione, etc…di seguito sinteticamente le “Figure Chiave”

Quali dati la vostra Società raccoglie e trasmette a GEODIS

La vostra Società raccoglie e trasmette a GEODIS i propri dati (tra cui i contatti, informazioni generali sulla attività, le partecipazioni, organizzazione manageriale, i bilanci, le esperienze pregresse e le condizioni di impegno della Società) e i dati personali delle sue Figure Chiave, quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, nome, cognome, data di nascita (collettivamente i « Dati »). La Società dichiara e garantisce che i Dati sono correttamente raccolti e che gli interessati abbiano acconsentito alla trasmissione a GEODIS e alla raccolta e conservazione da parte di quest’ultima.

Utilizzo dei Dati da parte di Geodis

GEODIS agisce come Titolare del Trattamento dei Dati e li memorizza nei propri sistemi e software di rete per valutare in modo rapido e trasparente i rischi per l’integrità, e decidere l’approvazione del previsto rapporto commerciale con la Società oltre a documentare e tenere traccia della due diligence effettuata.

Tale due diligence può includere:

indicazioni di eventuali sanzioni di natura amministrativa o tributaria comminate alla Società da parte delle Competenti Autorità, incluse quelle derivanti da violazioni della normativa sulla privacy, sulla concorrenza.

indicazioni della sussistenza di eventuali contenziosi civili, tributari o amministrativi avviati nei confronti della Società che abbiano carattere rilevante e tale da pregiudicarne l’attività in favore di Geodis in caso di esito negativo/soccombenza

informazioni sulla cancellazione della Società dalla CCIAA e/o variazioni dei dati reperibili in Camera di Commercio non ancora rese pubbliche

legami diretti e o indiretti della Società con enti governativi e/o esposizione politica della Società,

informazioni di pubblico dominio (comprese le news aventi carattere negativo)

L’accesso ai Dati sarà limitato a un numero ristretto di soggetti coinvolti nel presente processo di approvazione in base a un rigoroso principio di necessità di accesso all’informazione. Ciò può includere anche l’accesso da parte dei dipendenti di alcune entità GEODIS e/o consulenti anche legali in paesi al di fuori dell’Unione Europea.

GEODIS può divulgare i Dati raccolti ai revisori dei conti, alle forze dell’ordine, agli avvocati o ad altre terze parti, se necessario per proteggere gli interessi di GEODIS, in particolare nell’ambito di procedure legali.

I Dati saranno eliminati non appena il trattamento non sia più necessario per gli scopi sopra indicati o per legge.

Diritti degli interessati

La vostra Società o le Figure Chiave hanno il diritto di essere informate dei dati personali che GEODIS conserva e di far correggere eventuali dati inesatti. Il titolare del trattamento dei dati è la società del Gruppo GEODIS che ha avviato il processo di approvazione. Per esercitare i diritti di cui sopra in relazione ai dati personali, contattate dpo@geodis.com. La Società dovrà (e si impegna a comunicare a ciascuna delle Figure Chiave quanto sopra.

Conferma

La Società con la presente:

  • riconosce e accetta che la Società e GEODIS si qualifichino ciascuna come Titolari del trattamento dei dati trattati ai fini del completamento del programma Partner « Conoscere il proprio partner commerciali » e siano quindi ciascuna responsabili del rispetto dei requisiti di protezione dei dati stessi e del rispettivo trattamento
  • acconsente alla raccolta, all’elaborazione, alla conservazione e all’utilizzo dei dati della Società e di altri dati dalla stessa comunicati come sopra indicato
  • autorizza GEODIS a fornire ai propri incaricati informazioni sui rapporti commerciali con la Società e esonera i rispettivi incaricati di GEODIS da obblighi di riservatezza
  • si impegna a fornire i dati personali delle Figure Chiave della Società solo nella misura in cui la Società ne abbia diritto in conformità alla legge applicabile ed alla presente. La Società informerà le Figure Chiave e otterrà il loro consenso secondo quanto previsto dalla legge, in particolare per quanto riguarda lo scopo della raccolta e dell’elaborazione dei dati, nonché i destinatari. La Società fornirà a GEODIS copie delle informazioni e del consenso su richiesta (l’elenco di tali informazioni è allegato), e
  • per quanto a propria conoscenza, conferma che i dati forniti dalla Società sono corretti

CODICE DI CONDOTTA DEI FORNITORI GEODIS

In qualità di fornitore o subappaltatore avete un ruolo chiave nel permettere a GEODIS di condurre la propria attività in modo conforme alle leggi ed etiche. Sottoscrivendo il presente Codice di condotta dei fornitori, accettate quanto segue:

Conformità alle leggi e alle normative

GEODIS si impegna a rispettare i principi riportati del Global Compact delle Nazioni Unite per lo sviluppo sostenibile.
Voi garantite il vostro impegno a rispettare tutte le leggi, le normative e i requisiti nazionali applicabili nei paesi in cui operate per nostro conto.
Accettate inoltre di rispettare e promuovere i più elevati standard di integrità durante le interazioni commerciali con o per conto di GEODIS.

Diritti umani e libertà fondamentali

Lavoro forzato e schiavitù
Accettate di assicurarvi che non vi sia lavoro forzato all’interno della Società o nella vostra catena di subappalto e che i dipendenti lavorino per loro libera iniziativa.

Lavoro minorile
Accettate di non impiegare lavoro minorile, a meno che non sia stato specificamente approvato per iscritto da GEODIS e a condizione che ciò sia conforme alle leggi applicabili nel paese di riferimento e dove i servizi sono svolti. Il termine « minore » fa riferimento a qualsiasi persona impiegata al di sotto dei 18 anni di età. GEODIS sostiene l’utilizzo di programmi di apprendistato sul posto di lavoro condotti legittimamente e conformi a tutte le leggi e le normative applicabili a tali programmi di apprendistato.

Retribuzione e orario di lavoro
Vi impegnate a rispettare tutte le leggi e le normative applicabili in materia di retribuzione e orario di lavoro, compresi quelli relativi a salari minimi, ore di lavoro straordinario, tariffe dei pezzi e altri elementi di compensazione, e ad applicare quanto previsto dalla legge.

Discriminazione
Accettate di non discriminare in fase di assunzione e di impiego per qualsiasi motivo, inclusi, a titolo esemplificativo, motivi di razza, religione, età, nazionalità, origine sociale o etnica, sesso ed orientamento sessuale, identità o espressione di genere, stato civile, credo politico o disabilità.

Diritti umani, rispetto e dignità
Accettate di non essere complici di alcun abuso dei diritti umani (lavoro minorile, schiavitù, guerra, repressione interna, terrorismo, traffico di esseri umani, schiavitù moderna, lavoro illegale, ecc.), di danneggiare gli altri o di violare i principi promossi da GEODIS.
Accettate di non fare ricorso a punizioni fisiche, minacce di violenza o altre forme di coercizione fisica o molestie sui vostri dipendenti. Inoltre, trattate tutto il personale con dignità e rispetto.

Salute e sicurezza sul lavoro

Accettate di implementare e migliorare costantemente gli standard per garantire l’igiene, la salute e la sicurezza sul posto di lavoro, nel rispetto di tutte le leggi e le normative applicabili.

Vi impegnate ad usare i mezzi necessari per garantire la conoscenza di tutte le politiche, le procedure e i processi. Ciò include un sistema di gestione per la segnalazione e l’analisi di eventuali situazioni di pericolo e per un ambiente di lavoro più sicuro.

Accettate anche di garantire il rispetto dei principi di igiene, salute e sicurezza da parte dei vostri fornitori e appaltatori.

Anticorruzione e concussione

Vi impegnate a rispettare gli standard internazionali anticorruzione e concussione come indicato nella convenzione OCSE e tutte le leggi e le normative applicabili (quali a titolo esemplificativo il Foreign Corrupt Practices Act negli Stati Uniti, il Bribery Act 2010 nel Regno Unito, la legge Sapin II in Francia, ecc.).

In particolare, comprendete e accettate di rispettare la politica di tolleranza zero di GEODIS in materia di corruzione e concussione, che vieta rigorosamente:

–          qualsiasi forma di corruzione a privati (come i dipendenti o i clienti di GEODIS) e/o a funzionari pubblici, direttamente o indirettamente, nel tentativo di influenzare indebitamente il comportamento di questi individui,

–          qualsiasi forma di pagamento agevolato.

Ai fini della presente sezione, per « funzionario pubblico » si intende qualsiasi persona che lavora per un ente statale o una società pubblica o che è considerata un funzionario pubblico ai sensi della legislazione locale. Un ente statale è definito come:

–          qualsiasi Stato o servizio statale (federale, nazionale o locale),

–          qualsiasi governo o qualsiasi dipartimento, agenzia o amministrazione territoriale, compresi i membri di una famiglia reale,

–          qualsiasi organizzazione o agenzia controllata o diretta da uno Stato,

–          qualsiasi società di proprietà dello Stato o controllata dal governo (ad esempio, una compagnia petrolifera nazionale o un ospedale pubblico),

–          qualsiasi organizzazione pubblica internazionale (ONU, OCSE, ecc.),

–          qualsiasi partito politico, compresi i candidati elettorali, e

–          qualsiasi persona che agisca in veste ufficiale per o per conto di uno dei suddetti.

Accettate di formare tutte le persone che si prevede lavorino presso GEODIS in materia di lotta alla corruzione e alla concussione.

Accettate di non offrire alcun regalo ai dipendenti GEODIS. Gli omaggi o gli inviti legati all’attività commerciale sono ammessi, solo se conformi alla Policy in materia di regali e inviti di GEODIS .

Nessun conflitto di interessi

Accettate di informare GEODIS  qualora la vostra Società o uno dei suoi dipendenti/  rappresentanti abbia un conflitto reale o percepito con GEODIS e suoi incaricati.

Leggi e normative in materia di concorrenza e antitrust

Vi impegnate a rispettare tutte le leggi e le normative applicabili in materia di concorrenza e antitrust, come quelle adottate dall’Unione Europea e dagli Stati Uniti.

Leggi sull’esportazione e altre normative

Vi impegnate a rispettare tutte le leggi e le normative applicabili in materia di esportazione adottate dal Consiglio di Sicurezza delle Nazioni Unite, dall’Unione Europea, dagli Stati Uniti che impongono controlli e sanzioni contro Paesi, società, individui e beni. Vi attenete al rispetto di tali leggi in particolare al controllo sulla spedizione, la divulgazione di informazioni, beni, servizi e transazioni oltre i confini nazionali.

Accettate inoltre di rispettare tutte le normative applicabili in materia di dogana e trasporto (incluse le licenze, in particolare per il trasporto di merci pericolose).

Sicurezza

Vi impegnate a mantenere adeguate procedure di sicurezza per evitare l’introduzione di merce non dichiarata e a gestire correttamente merci pericolose ed  eventuali irregolarità. I clienti di GEODIS le affidano le loro merci per il trasporto o il magazzinaggio e possono anche chiedere a GEODIS o ai suoi fornitori  di lavorare nei loro locali e di utilizzare le loro attrezzature. Avete anche il dovere di proteggere e preservare tutti i beni e le risorse da qualsiasi danno, furto, uso improprio o appropriazione indebita.

Dati e privacy

Accettate di rispettare le persone e di garantire il diritto alla privacy di ciascuno. Vi impegnate a trattare i dati personali o sensibili come riservati e ad amministrarli in conformità alle leggi vigenti in ogni Paese in cui GEODIS opera.

Inoltre, trattate ogni informazione sensibile come riservata (inclusi, a titolo esemplificativo, i dati relativi ai documenti, ai contratti e alle informazioni GEODIS, nonché alle tecnologie e ai software in uso). È severamente vietato divulgare tali informazioni o utilizzarle per scopi diversi dai servizi per i quali siete stati selezionati.

Continuità aziendale e gestione delle emergenze

Accettate di essere pronti a gestire l’attività oggetto del contratto nel modo più normale possibile, in caso di gravi interruzioni (ad es. per catastrofi naturali, attacco informatico, scioperi, ecc.). In quanto tali, accettate di attuare piani di continuità operativa, piani di emergenza per proteggere GEODIS, i dipendenti, il personale di terzi e l’ambiente.

Protezione dell’ambiente

Accettate di rispettare tutte le leggi e le normative relative alla protezione dell’ambiente e di unirvi a GEODIS nella  tutela della salute dell’uomo, delle risorse naturali e dell’ambiente globale, non solo rispettando la legge, ma anche integrando pratiche ambientali corrette nelle vostre decisioni aziendali.

GEODIS potrebbe richiedervi di fornire dati rilevanti sulla protezione del clima (ad es. dati sulle emissioni).

Subappalto

Qualora GEODIS consenta il ricorso al subappalto  per la fornitura di servizi a o per conto di GEODIS, accettate di verificare che i terzi affidatari applichino principi equivalenti e, in tutti i casi, non meno rigorosi di quelli qui esposti in materia di etica, valori,  rispetto della normativa vigente. Dovete assicurarvi che i vostri sub-appaltatori non subappaltino a loro volta senza la previa autorizzazione di GEODIS.

Divulgazione di informazioni

Accettate di non divulgare informazioni riservate o proprietarie di GEODIS e che potrebbero avere un impatto negativo sulle prestazioni o sulla reputazione del Gruppo GEODIS.

Per « informazioni riservate » si intendono tutte le informazioni, in qualsiasi forma, divulgate verbalmente o per iscritto in qualunque forma , o in qualsiasi altra rappresentazione, compresi, a titolo esemplificativo, la forma, i materiali e la progettazione di qualsiasi apparecchiatura pertinente, in tutto o in parte, compresi i metodi di funzionamento e le relative applicazioni, i processi, le formule, i piani, le strategie, i dati, i progetti, le specifiche, le fotografie, i disegni, la documentazione tecnica e qualsiasi materiale correlato messo a disposizione del destinatario dalla parte divulgatrice.

Segnalazione di illeciti (Whistleblowing)

Comprendete che l’etica e la conformità alle norme di legge sono fondamentali per GEODIS e siete consapevoli che il sistema di segnalazione di illeciti di GEODIS è messo a vostra disposizione nel caso in cui desideriate rivelare qualsiasi non conformità a cui avete assistito nelle vostre interazioni con o per conto di GEODIS.

Potete contattare il vostro referente in GEODIS o segnalare qualsiasi dubbio o non conformità usando il sistema di segnalazione etica di GEODIS all’indirizzo https://wrs.expolink.co.uk/geodis

Conformità al Codice di condotta dei fornitori GEODIS

Accettate che, previo ragionevole preavviso e con un ambito limitato ai servizi forniti a o per conto di GEODIS, GEODIS abbia il diritto di verificare la conformità della vostra Società ai requisiti del Codice di condotta per i fornitori. Se GEODIS viene a conoscenza di azioni o eventi non conformi al presente Codice  o ha la ragionevole convinzione che la vostra Società agisca in violazione di esso, GEODIS può richiedere l’adozione di misure correttive o la risoluzione di qualsiasi rapporto contrattuale con la vostra Società.

Dichiarazioni e garanzie del fornitore

Confermate che la Società e altri soggetti eventualmente facenti parte del medesimo gruppo societario (a titolo esemplificativo azionisti, soci, affiliate, consorelle) non hanno violato e non violeranno le norme di legge e rispetteranno i principi etici stabiliti nel presente Codice di condotta per i fornitori, in particolare ma non solo per quanto riguarda la lotta alla corruzione, il lavoro minorile, il lavoro forzato, la schiavitù, la violazione dei diritti umani, illecite esportazioni, la protezione dei dati e della privacy, le leggi sulla concorrenza.

Accettate che se, in qualsiasi momento, le dichiarazioni, le garanzie e le certificazioni qui contenute non sono più accurate e complete, ne informerete immediatamente GEODIS e fornirete tutte le informazioni richieste.

Questionario di due diligence

Istruzioni

In qualità di fornitori di GEODIS, siete invitati a fornire le seguenti informazioni obbligatorie, in conformità alle leggi, alle normative e alle procedure di GEODIS.

Le informazioni fornite devono essere dettagliate, accurate e precise in quanto utilizzate per effettuare una verifica di conformità della vostra organizzazione. Quest’ultima può includere un’analisi legale per determinare se GEODIS è a rischio ai sensi delle leggi locali e internazionali in conseguenza del rapporto previsto con voi. (Non rispondete « n/a » o « non applicabile » ad alcuna domanda ). Se la vostra risposta a qualsiasi domanda non è sufficientemente dettagliata ma vaga o incompleta, ciò comporterà (1) ritardi nel processo di valutazione e (2) non vi qualificherà come fornitori di GEODIS. Tutti i documenti presentati che non sono in inglese devono essere accompagnati da una traduzione in lingua inglese.

GEODIS può anche utilizzare le informazioni per affrontare e risolvere eventuali problemi di conformità identificati attraverso questo processo o in una fase successiva del rapporto commerciale.

Particolare attenzione è legata all’identificazione dell’effettiva catena di subappalto: vogliamo conoscere i fornitori che effettueranno il servizio richiesto. E’ necessario specificare quindi se sarà subappaltato l’intero contratto o una sua parte. Le domande sono state formulate nel rispetto del GDPR e per avere solo informazioni pertinenti alla procedura di conformità di GEODIS e . Le informazioni raccolte possono essere trasmesse in via confidenziale ai dipendenti GEODIS, a consulenti legali  e/o alle autorità. GEODIS conserverà tali informazioni in conformità alle proprie policy e procedure.

Definizioni

•  Il termine Direzione comprende tutti i direttori, i funzionari, i membri del Consiglio di amministrazione di una società o qualsiasi organo direttivo equivalente o comparabile, nonché qualsiasi individuo che sia legalmente e ufficialmente autorizzato ad operare per la società (come l’Amministratore, il Presidente, il Direttore Generale o equivalente).

•  Per società si intende qualsiasi società, di capitali, di persone, a responsabilità limitata o altra entità che risponde al presente questionario.

•  Il termine GEODIS indica la società del Gruppo GEODIS che fornirà servizi a qualsiasi società affiliata (sia che si tratti di società controllata, filiale, proprietà diretto o indiretta) che appartiene al Gruppo GEODIS, come di volta in volta modificato;

Per funzionario governativo si intende qualsiasi funzionario, dipendente, appaltatore, consulente incaricato da o rappresentante di qualsiasi settore

a)     del governo nazionale, statale, locale o di una minoranza

b)     organizzazione internazionale pubblica (come le Nazioni Unite)

c)     agenzia o società soggetta alle leggi sugli appalti pubblici di un Paese e

d)     al solo scopo del presente questionario, prenderemo in considerazione anche qualsiasi partito politico, funzionario, dipendente o persona che agisca in nome o per conto di un partito politico o candidato a una carica pubblica e le loro società,

ü  società che è posseduta o controllata da un governo, un’organizzazione, un’agenzia o una società di uno qualsiasi dei suddetti

Titolare: indica qualsiasi azionista o socio o titolare diretto o indiretto  e qualsiasi società o persona che detiene una partecipazione in tale società.

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Questionnaire SAPIN II SHLMR

La SHLMR est soumise à la loi SAPIN 2 – Loi relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et la modernisation de la vie économique.
Pour plus d’informations sur la loi SAPIN 2, vous pouvez vous référez au guide pratique du MEDEF accessible sur leur site internet:
https://www.medef.com/fr/content/guide-pratique-dispositif-anticorruption-de-la-loi-sapin-ii

Dans ce cadre, la SHLMR applique des procédures d’évaluation de ses tiers . Ce questionnaire a pour but de recenser les informations nécessaires à cette évaluation.
Toute déclaration qui s’avérerait être erronée pourra entrainer sans mise en demeure préalable la rupture des relations contractuelles existantes.

Pour tout renseignement, n’hésitez pas à contacter notre référent Stéphane Quenu (Directeur des Achats et Affaires Juridiques):
stephane_quenu@shlmr.fr

La SHLMR (responsable de traitement) vous informe que les données collectées à travers ce questionnaire font l’objet d’un traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité la gestion des achats.

Ce traitement est nécessaire au respect d’obligations légales auxquelles la SHLMR est soumise. Les destinataires des données sont le personnel habilité de la SHLMR et, le cas échéant, ses prestataires et partenaires dans le cadre du traitement.

Par ailleurs, les données pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître.

Les données sont conservées pour une durée de 3 ans..

Elles sont ensuite archivées pour les durées fixées pour répondre aux obligations légales et réglementaires éventuelles qui s’imposent à la SHLMR ou encore pendant les délais légaux de prescription.

Conformément à la loi n°78-17 du 06/01/1978 modifiée et au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du conseil du 27/04/2016, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition, de portabilité des données qui vous concernent en vous adressant par lettre recommandée avec accusé de réception à : SHLMR, Service Juridique, Le Ruisseau Bâtiment A – 31 rue Léon Dierx, BP20700, 97474 St-Denis ou par courriel à l’adresse cil@shlmr.fr.

Vous pouvez également définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès dans les mêmes conditions et introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Pour tout renseignement complémentaire relatif à ce traitement, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données désigné par la SHLMR aux adresses postale et électronique précitées.

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QUESTIONNAIRE STANDARD DE DUE DILIGENCE GEODIS

Le processus d’intégration et de qualification de tiers de GEODIS nous aide à comprendre les personnes avec lesquelles nous interagissons. Il vise à apporter de la transparence à notre chaîne d’approvisionnement en identifiant les risques potentiels, en s’assurant que votre Entreprise partage nos valeurs et que vous vous engagez à respecter les normes les plus élevées.
Il vous est demandé de lire ce document, de fournir les informations et preuves obligatoires – conformément aux lois, réglementations et aux politiques de GEODIS – et d’envoyer une copie à votre agent de liaison GEODIS.

Informations sur la collecte et l’utilisation des données à caractère personnel

Une filiale du groupe GEODIS a l’intention d’engager des relations commerciales avec votre entreprise. Par le biais de ce document, nous souhaitons vous informer sur la collecte et l’utilisation des données et données à caractère personnel que votre Entreprise peut être amenée à communiquer dans le cadre du processus d’approbation de GEODIS applicable aux partenaires commerciaux, prestataires, fournisseurs et agents potentiels.

Pourquoi le groupe GEODIS doit-il collecter des données ?

Ce traitement des données est nécessaire pour se conformer aux obligations de conformité légales applicables dans le but d’identifier et d’éviter les motifs éventuels de violations.
Afin qu’une entité GEODIS dans le monde (« GEODIS ») puisse engager de nouvelles relations commerciales avec des partenaires commerciaux, des prestataires, des fournisseurs et des agents, GEODIS enquête au préalable sur l’intégrité du partenaire commercial concerné et de ses Personnes clés.
Les « Personnes clés » sont des personnes qui exercent une grande influence sur les activités commerciales de l’Entreprise, que ce soit du fait du poste qu’elles occupent ou des parts de l’Entreprise qu’elles possèdent, en particulier les directeurs, les responsables et les actionnaires détenant un droit de vote ou des parts importantes.

Quel type de données votre Entreprise collecte-t-elle et transmet-elle à GEODIS ?

L’Entreprise collecte et transmet à GEODIS ses propres informations (coordonnées, informations générales sur son activité, actionnariat et détention de titres et la direction et informations sur les relations à venir, y compris le schéma de rémunération, le contexte et les circonstances de son engagement) ainsi que des données à caractère personnel de ses Personnes clés, comme le nom, le prénom, la date de naissance et les informations du casier judiciaire (collectivement dénommées « Données »). L’Entreprise déclare et garantit par les présentes que lesdites Données sont collectées en bonne et due forme et que l’Entreprise et chacune des Personnes clés ont donné son consentement respectif à la transmission de ces données et que lesdites Données sont collectées, transmises et stockées par GEODIS.

Que fait GEODIS de ces Données ?

GEODIS agit en qualité de responsable du traitement et stocke lesdites Données dans son réseau et dans un logiciel intranet, lequel lui permet d’évaluer rapidement et en toute transparence les risques liés à l’intégrité, pour ensuite décider d’approuver ou non les relations commerciales envisagées avec l’Entreprise. Ce système permet aussi de réunir la documentation et de rapporter la preuve de la Due diligence effectuée par GEODIS.
Cet examen de diligence comprend, à titre non exhaustif, la confrontation des Données à celles de bases de données ou d’outils donnant accès à :

  • des listes de parties sanctionnées compilées par les autorités,
  • des informations sur d’éventuels litiges ou d’autres actions en justice,
  • des informations sur le retrait ou la suppression de l’Entreprise (ou de ses Personnes Clés) du registre du commerce ou équivalent,
  • d’éventuels liens avec des agents publics et/ou avec une exposition politique,
  • des informations dans le domaine public (y compris des articles de presse négatifs).

L’accès aux Données sera strictement réservé à un petit nombre d’employés clés de GEODIS qui participent au processus d’approbation et qui ont besoin d’accéder auxdites informations pour ce faire. Des employés de certaines entités du groupe GEODIS basées dans des pays situés en dehors de l’Union européenne peuvent être amenés à y accéder.
GEODIS pourra être amené à communiquer les Données collectées aux administrations, autorités, commissaires aux comptes, avocats ou à d’autres tiers dans le but de protéger les intérêts de GEODIS, notamment dans le cadre de procédures judiciaires.
Les Données seront supprimées dès que nous n’aurons plus besoin d’y avoir accès aux fins susmentionnées ou dès l’expiration de la durée de prescription légale

Vos droits

Votre Entreprise ou l’une quelconque de ses Personnes clés a le droit d’être informée au sujet des Données à caractère personnel la concernant stockées par GEODIS et de faire rectifier toute Donnée inexacte. Le responsable du traitement des Données est l’entité GEODIS qui a engagé le processus d’approbation. Pour exercer vos droits relatifs aux Données à caractère personnel vous concernant, veuillez contacter dpo@geodis.com. L’Entreprise s’engage à dûment informer chacune des Personnes clés susmentionnées.

Confirmation

Votre Entreprise confirme par les présentes :
•qu’elle reconnaît et convient que votre Entreprise et l’entité GEODIS concernée constituent des responsables du traitement distincts au titre de leur traitement lié aux Données partagées aux fins de respecter le Programme Connaître son partenaire et sont ainsi responsables, à titre individuel, du respect des exigences en matière de protection des données applicables et de leur propre traitement des Données,
•qu’elle consent à la collecte, au traitement, au stockage et à l’utilisation des Données de l’Entreprise conformément à la description qui en est faite ci-dessus,
•qu’elle autorise les individus et représentants nommés et les individus ou représentants des entités de GEODIS à communiquer à GEODIS des informations sur les relations commerciales que l’Entreprise entretient avec lesdits individus ou représentants ; elle décharge par les présentes lesdits individus et représentants de leurs obligations de confidentialité respectives, et
•que votre Entreprise communiquera les Données à caractère personnel des Personnes clés sous réserve uniquement que l’Entreprise soit autorisée à le faire dans ce cadre conformément au droit applicable. Votre Entreprise informera les Personnes clés et obtiendra leur consentement, si requis par la loi, notamment eu égard à la collecte et au traitement des Données, ainsi que les destinataires. À la demande de GEODIS, l’Entreprise lui fournira des copies des informations et du consentement des personnes concernées (un exemple de ces informations est joint à ce document), et
•que, à sa connaissance, les Données qu’elle a communiquées sont exactes.

CODE DE CONDUITE POUR LES FOURNISSEURS DE GEODIS

En votre qualité de fournisseurs et/ou prestataires de Geodis, vous avez un rôle important à jouer dans la réalisation de notre engagement de conduire toutes nos activités de manière éthique et conforme aux lois applicables. En signant le présent Code de Conduite Fournisseurs de Geodis, vous acceptez ce qui suit :

Respect des lois et réglementations
GEODIS s’engage à respecter les principes du Pacte mondial des Nations unies.
Vous acceptez de respecter l’ensemble des lois, réglementations et exigences nationales applicables dans les pays au sein desquels vous intervenez en notre nom ou pour notre compte.
Vous acceptez également de respecter et promouvoir les normes d’intégrité les plus strictes lors des interactions commerciales avec ou pour le compte de GEODIS.

Droits humains et libertés fondamentales

Travail forcé et esclavage
Vous acceptez de vous assurer que le travail forcé est exclu au sein de votre entreprise ou dans votre chaîne de sous-traitance et que le travail y est consenti librement.

Travail des enfants
Vous acceptez de ne pas faire travailler d’enfants, sauf approbation expresse écrite de GEODIS et en conformité avec les lois locales. Le terme « enfant » fait ici référence à toute personne employée de moins de 18 ans.
GEODIS soutient le recours à des programmes légaux d’apprentissage sur le lieu de travail, dans le respect des lois et réglementations applicables.

Rémunération et horaires de travail
Vous acceptez de respecter toutes les lois et réglementations applicables sur les salaires et horaires de travail, notamment sur le salaire minimum, les heures supplémentaires, le salaire à la tâche et autres éléments de rémunération, et de verser les prestations sociales exigées par la loi.

Discrimination
Vous acceptez de ne faire preuve, dans le cadre des pratiques de recrutement et d’emploi, d’aucune forme de discrimination, pour quelque motif que ce soit, qu’elle soit fondée sur la couleur de peau, la religion, l’âge, la nationalité, l’origine ethnique ou sociale, l’orientation sexuelle, le sexe, l’identité ou l’expression du genre, la situation familiale, la grossesse, la sensibilité politique ou le handicap.

Droits humains, respect et dignité
Vous acceptez de ne vous rendre en aucun cas complice de violation des droits humains (travail des enfants, esclavage, guerre, répression interne, terrorisme, trafic d’êtres humains, esclavage moderne, travail illégal, etc.) et de veiller à ne pas nuire à autrui, ni à violer l’un des principes promus par GEODIS.
Vous acceptez de ne pas infliger de châtiments corporels à vos collaborateurs, de ne pas menacer de violence ou d’autres formes de coercition physique ou de les harceler. Vous acceptez également de traiter l’ensemble du personnel avec respect et dignité.

Santé et sécurité au travail
Vous acceptez de mettre en place et d’améliorer constamment des normes strictes afin de garantir l’hygiène, la santé et la sécurité sur le lieu de travail et de respecter toutes les lois et réglementations en vigueur.

Cela signifie que vous acceptez de mettre en place des moyens nécessaires appropriés pour vous assurer d’avoir connaissance de toutes les politiques et procédures. Sont inclus un système de gestion des déclarations, l’enquête relative à toute situation dangereuse et un environnement de travail plus sûr.
Vous acceptez également de vous assurer du respect des principes de santé et de sécurité avec vos propres fournisseurs et prestataires.

Lutte contre la corruption
Vous acceptez de respecter les normes internationales en matière de lutte contre la corruption, telles qu’énoncées par la convention de l’OCDE ainsi que l’ensemble des lois et réglementations applicables (le Foreign Corrupt Practices Act aux États-Unis, la Bribery Act 2010 au Royaume-Uni, la loi Sapin II en France, etc.).
Notamment, vous reconnaissez et acceptez de respecter la politique zéro tolérance de GEODIS en matière de corruption qui interdit strictement :
– toute forme de corruption envers des parties privées (comme les employés ou clients de GEODIS) et/ou les agents publics – directement ou indirectement, afin de tenter d’influencer indûment le comportement de ces individus,
– tout paiement de facilitation.

On entend par « personne publique » au sens du présent Code de conduite, toute personne exerçant auprès d’une entité étatique ou considérée comme agent de l’Etat selon la loi locale y compris pour une entreprise publique ou un organisme public, ou exerçant une mission de service public. Par entité étatique on entend :

o Tout Etats ou services étatiques (fédéraux, nationaux ou locaux)
o Tout gouvernement, département, agence, ou administration territoriale incluant les membres d’une famille royale,
o Toute organisation ou agence, détenue ou contrôlée par un Etat
o Toute entité détenue ou contrôlée par un Etat (par exemple une compagnie pétrolière nationale ou un hôpital public),
o Toute organisation publique internationale (ONU, OCDE, etc.),
o Tout parti politique incluant les candidats à une élection ;
o et toute personne agissant à titre officiel au nom ou pour le compte d’une des personnes susmentionnées

Vous acceptez de former toutes les personnes devant travailler avec GEODIS à la lutte contre la corruption.
Vous acceptez de vous abstenir d’offrir tout cadeau aux employés de GEODIS. Le divertissement commercial ou le contact social peut être approprié, seulement s’il est conforme à la politique sur les cadeaux et invitations de GEODIS concernant les montants et le processus d’autorisation.

Absence de conflit d’intérêt

Vous acceptez de divulguer vos conflits d’intérêt si votre Entreprise ou l’un quelconque des membres de son personnel ou de ses représentants a un conflit, réel ou perçu, avec GEODIS ou le personnel de GEODIS.

Lois et réglementations en matière de concurrence et d’anti-trusts

Vous acceptez de respecter l’ensemble des lois et réglementations en matière de concurrence et d’anti-trusts, comme celles adoptées par l’Union européenne et les États-Unis.

Lois et autres réglementations relatives à l’exportation

Vous acceptez de respecter toutes les lois et réglementations applicables relatives à l’exportation adoptées par le Conseil de sécurité des Nations Unies, l’Union européenne et les États-Unis qui imposent des contrôles et sanctions visant des pays, des entités, des personnes et des biens. Vous respectez ces lois relatives aux contrôles et sanctions en matière d’exportation qui accordent aux pays un contrôle légal notamment sur l’expédition, la communication d’informations, les biens, les services et les transactions au-delà des frontières nationales.
Vous êtes également tenu de respecter l’ensemble des réglementations applicables en matière de douane et de transport (y compris les licences, pour le transport de matières dangereuses notamment).

Sécurité

Vous acceptez de mettre en oeuvre des procédures de sécurité adéquates afin de se prémunir contre l’introduction de marchandises non autorisées et/ou non déclarées, de manipuler correctement les produits dangereux et de gérer les éventuelles irrégularités. Les clients de GEODIS nous confient leurs biens à transporter ou à stocker et peuvent également inviter GEODIS ou les fournisseurs de GEODIS à travailler dans leurs locaux et à utiliser leurs outils. Vous avez également l’obligation de protéger et de préserver l’ensemble des biens et ressources de tout fait de détérioration, vol, usage abusif ou détournement.

Données et confidentialité

Vous acceptez de respecter les personnes et de garantir leur droit à la protection de leur vie privée. Vous vous engagez à assurer la confidentialité des informations personnelles ou sensibles et à les gérer conformément aux lois en vigueur dans chaque pays où nous sommes présents.
Vous êtes également tenu de veiller à la confidentialité de toutes les informations sensibles (y compris, notamment, les données relatives aux documents, contrats et informations de GEODIS, ainsi qu’aux technologies et logiciels). Il est strictement interdit de divulguer de telles informations ou de les utiliser à des fins autres que les services pour lesquels vous avez été sollicité.

Continuité de l’activité et préparation aux urgences

Vous acceptez d’être préparé à poursuivre les activités aussi normalement que possible en cas de perturbation majeure (par exemple catastrophe naturelle, virus informatique, grève, etc.). Ainsi, vous acceptez de mettre en place les plans sur la continuité de l’activité et les plans d’urgence afin de protéger GEODIS, les employés, le personnel tiers ainsi que l’environnement.

Protection de l’environnement

Vous acceptez de respecter l’ensemble des lois et réglementations afférentes à la protection environnementale et de joindre GEODIS dans notre engagement pour la protection de la santé humaine, des ressources naturelles et de l’environnement mondial, non seulement en respectant les lois, mais également en intégrant des pratiques environnementales saines dans nos décisions commerciales.
GEODIS peut exiger que vous fournissiez des données pertinentes concernant la protection du climat (par ex. des données sur les émissions).

Sous-traitants

Si GEODIS autorise l’utilisation de sous-traitants tiers pour la fourniture des services à GEODIS ou pour le compte de GEODIS, vous acceptez de faire respecter à vos sous-traitants des conditions tout aussi strictes que celles prévues dans les présentes en matière d’éthique, de valeurs, de respect des lois en vigueur, de principes et d’obligations envers vos propres sous-traitants. Vous devez vous assurer que vos propres sous-traitants ne sous-traitent pas eux-mêmes sans l’approbation préalable de GEODIS.

Divulgation d’informations

Vous acceptez de ne pas divulguer des informations confidentielles ou exclusives sur GEODIS et pouvant avoir un impact négatif sur la performance ou la réputation du Groupe de sociétés GEODIS.
Les « Informations Confidentielles » sont toutes les informations, quelle que soit la forme sous laquelle elles sont divulguées (oralement ou par écrit), qu’elles soient lisibles par une personne ou par une machine, ou sous toute autre forme de reproduction y compris, notamment, la forme, les matériaux et la conception d’équipement approprié, en partie ou dans leur intégralité, y compris toutes les méthodes de fonctionnement associées et leurs applications, processus, formules, plans, stratégies, données, croquis, spécifications, photographies, dessins, documentation technique et tout élément connexe mis à la disposition du Bénéficiaire par le Divulgateur.

Lancement d’alerte

Vous reconnaissez que l’Éthique et la Conformité sont essentiels à GEODIS, et vous avez connaissance du fait que le système d’alerte de GEODIS est mis à votre disposition si vous souhaitez divulguer tout non-respect dont vous avez été témoin dans le cadre de vos interactions avec GEODIS ou pour le compte de GEODIS.
Vous pouvez contacter : votre interlocuteur à GEODIS ou faire un signalement pour toute préoccupation ou non-conformité sur le Système d’alerte éthique de Geodis à l’adresse https://wrs.expolink.co.uk/geodis

Conformité avec la Charte éthique pour les Fournisseurs de GEODIS

Vous acceptez que GEODIS se réserve le droit de vérifier, après avoir donné un préavis raisonnable et dans un cadre limite aux services fournis à GEODIS ou pour le compte de GEODIS, la conformité de votre Entreprise avec les exigences de ce Code de conduite pour les Fournisseurs. Si GEODIS est informé d’actions ou d’événements contraires à ce Code de conduite ou croit raisonnablement que votre Entreprise porte atteinte à ce Code de conduite, GEODIS peut exiger la mise en œuvre de mesures correctives ou résilier pour manquement grave toutes relations contractuelles avec votre Entreprise

Déclarations et garanties du Fournisseur

Vous confirmez que ni la société que vous représentez, ni l’une quelconque de vos filiales, sociétés affiliées, société soeur ou mère, ni l’un quelconque de vos dirigeants ou employés ne fait actuellement ou n’a fait l’objet de poursuites civiles ou pénales, localement ou à l’international, pour une conduite non éthique ou répréhensible, pour violation de ses obligations légales ou réglementaires ou des principes définis dans ce Code de conduite pour les Fournisseurs, notamment eu égard à la lutte contre la corruption, au travail des enfants, au travail forcé et à l’esclavage, à la protection des droits humains, à la conformité aux règles de contrôles et sanctions au titre des exportations, à la protection des données, à la protection de la vie privée et/ou au droit de la concurrence.
Vous acceptez que si, à tout moment, les déclarations, garanties et certifications ci-incluses se révélaient inexactes ou incomplètes, vous en informerez immédiatement GEODIS et communiquerez toutes les informations demandées.

QUESTIONNAIRE APPROFONDI DE DUE DILIGENCE

Instructions
En tant que tierce-partie travaillant avec GEODIS, il vous est demandé de communiquer ces informations obligatoires conformément aux lois, réglementations et politiques de GEODIS.
Les informations que vous communiquez doivent être détaillées, fidèles et exactes, car elles sont utilisées pour réaliser un examen de la conformité de votre organisation. Cet examen peut inclure une analyse légale afin de savoir si GEODIS fait face à un risque en vertu des lois locales et internationales suite aux relations professionnelles envisagées avec vous. (Merci de ne pas répondre « n/a » ou « non applicable » aux questions sans expliquer pourquoi la question ne s’applique pas à votre situation). Si votre réponse à toute question n’est pas suffisamment détaillée, est vague ou est incomplète, il y aura (1) des retards dans le processus d’évaluation et (2), dans certains cas, vous serez écarté du processus de qualification. Tout document présenté qui n’est pas en anglais doit être accompagné d’une traduction en anglais.
GEODIS peut également utiliser les informations pour traiter et régler toute question en matière de conformité qui est identifiée au cours de ce processus ou par la suite dans le cadre de nos relations commerciales.
L’attention est surtout portée sur l’identification de la chaîne de sous-traitance réelle : nous voulons savoir quel(s) tiers exécute(nt) réellement le service que vous proposez. Si vous devez sous-traiter tout ou partie de l’objet du contrat, nous vous demandons de l’indiquer expressément.
Les questions ont été personnalisées pour obtenir uniquement des informations qui sont pertinentes aux politiques de conformité de GEODIS et respecter les exigences de vie privée et de protection des données. Les informations collectées peuvent être transmises en toute confidentialité aux employés de GEODIS, au conseil juridique externe de GEODIS et/ou aux autorités réglementaires. GEODIS stockera et conservera ces informations conformément à ses politiques et procédures.

Définitions

• Direction désigne tous les Directeurs, Responsables, membres du Conseil d’administration d’une société ou de tout groupe ou organe de gouvernance comparable ou équivalent ainsi que tout directeur qui est légalement autorisé à lier l’Entreprise (comme le PDG, le Président, le Directeur général ou équivalent).
• Entreprise désigne toute société, entreprise, partenariat, société à responsabilité limitée ou autre entité qui répond auprésent questionnaire.
• GEODIS désigne l’entité GEODIS à laquelle l’Entreprise fournira des services ainsi que toute société affiliée (qu’il s’agisse de filiales, succursales, détenteurs directs ou indirects ou agences) qui fait partie du Groupe GEODIS comme modifié.
• Agent public désigne tout prestataire qui est un agent, responsable ou collaborateur ou tout consultant employé par les filiales, niveaux et divisions ou représentant ces derniers
a)du gouvernement national, local ou du groupe,
b)de l’organisation internationale publique (comme les Nations unies),
c)de l’agence ou de la société soumise aux lois relatives aux marchés publics d’un pays, et
d)le seul objectif de ce questionnaire, nous examinerons également tout(e) parti politique, responsable, collaborateur ou personne agissant au nom ou pour le compte d’un parti politique ou d’un candidat à une fonction publique et leurs entités ainsi que les candidats politiques, de la société qui est détenue ou contrôlée par un(e)gouvernement, organisation, agence ou société de l’un de ceux qui précèdent.
• Actionnaire : inclut tout actionnaire ou détenteurs de titres de la société, directement ou indirectement, (y compris les bénéficiaires de tout trust), notamment les bénéficiaires effectifs ultimes (c’est-à-dire une personne physique/un individu détenant cette société), et toute entité intermédiaire ou personne détenant des intérêts dans cette société.

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QUESTIONNAIRE APPROFONDI DE DUE DILIGENCE GEODIS

Le processus d’intégration et de qualification de tiers de GEODIS nous aide à comprendre les personnes avec lesquelles nous interagissons. Il vise à apporter de la transparence à notre chaîne d’approvisionnement en identifiant les risques potentiels, en s’assurant que votre Entreprise partage nos valeurs et que vous vous engagez à respecter les normes les plus élevées.
Il vous est demandé de lire ce document, de fournir les informations et preuves obligatoires – conformément aux lois, réglementations et aux politiques de GEODIS – et d’envoyer une copie à votre agent de liaison GEODIS.

Informations sur la collecte et l’utilisation des données à caractère personnel

Une filiale du groupe GEODIS a l’intention d’engager des relations commerciales avec votre entreprise. Par le biais de ce document, nous souhaitons vous informer sur la collecte et l’utilisation des données et données à caractère personnel que votre Entreprise peut être amenée à communiquer dans le cadre du processus d’approbation de GEODIS applicable aux partenaires commerciaux, prestataires, fournisseurs et agents potentiels.

Pourquoi le groupe GEODIS doit-il collecter des données ?

Ce traitement des données est nécessaire pour se conformer aux obligations de conformité légales applicables dans le but d’identifier et d’éviter les motifs éventuels de violations.
Afin qu’une entité GEODIS dans le monde (« GEODIS ») puisse engager de nouvelles relations commerciales avec des partenaires commerciaux, des prestataires, des fournisseurs et des agents, GEODIS enquête au préalable sur l’intégrité du partenaire commercial concerné et de ses Personnes clés.
Les « Personnes clés » sont des personnes qui exercent une grande influence sur les activités commerciales de l’Entreprise, que ce soit du fait du poste qu’elles occupent ou des parts de l’Entreprise qu’elles possèdent, en particulier les directeurs, les responsables et les actionnaires détenant un droit de vote ou des parts importantes.

Quel type de données votre Entreprise collecte-t-elle et transmet-elle à GEODIS ?

L’Entreprise collecte et transmet à GEODIS ses propres informations (coordonnées, informations générales sur son activité, actionnariat et détention de titres et la direction et informations sur les relations à venir, y compris le schéma de rémunération, le contexte et les circonstances de son engagement) ainsi que des données à caractère personnel de ses Personnes clés, comme le nom, le prénom, la date de naissance et les informations du casier judiciaire (collectivement dénommées « Données »). L’Entreprise déclare et garantit par les présentes que lesdites Données sont collectées en bonne et due forme et que l’Entreprise et chacune des Personnes clés ont donné son consentement respectif à la transmission de ces données et que lesdites Données sont collectées, transmises et stockées par GEODIS.

Que fait GEODIS de ces Données ?

GEODIS agit en qualité de responsable du traitement et stocke lesdites Données dans son réseau et dans un logiciel intranet, lequel lui permet d’évaluer rapidement et en toute transparence les risques liés à l’intégrité, pour ensuite décider d’approuver ou non les relations commerciales envisagées avec l’Entreprise. Ce système permet aussi de réunir la documentation et de rapporter la preuve de la Due diligence effectuée par GEODIS.
Cet examen de diligence comprend, à titre non exhaustif, la confrontation des Données à celles de bases de données ou d’outils donnant accès à :

  • des listes de parties sanctionnées compilées par les autorités,
  • des informations sur d’éventuels litiges ou d’autres actions en justice,
  • des informations sur le retrait ou la suppression de l’Entreprise (ou de ses Personnes Clés) du registre du commerce ou équivalent,
  • d’éventuels liens avec des agents publics et/ou avec une exposition politique,
  • des informations dans le domaine public (y compris des articles de presse négatifs).

L’accès aux Données sera strictement réservé à un petit nombre d’employés clés de GEODIS qui participent au processus d’approbation et qui ont besoin d’accéder auxdites informations pour ce faire. Des employés de certaines entités du groupe GEODIS basées dans des pays situés en dehors de l’Union européenne peuvent être amenés à y accéder.
GEODIS pourra être amené à communiquer les Données collectées aux administrations, autorités, commissaires aux comptes, avocats ou à d’autres tiers dans le but de protéger les intérêts de GEODIS, notamment dans le cadre de procédures judiciaires.
Les Données seront supprimées dès que nous n’aurons plus besoin d’y avoir accès aux fins susmentionnées ou dès l’expiration de la durée de prescription légale

Vos droits

Votre Entreprise ou l’une quelconque de ses Personnes clés a le droit d’être informée au sujet des Données à caractère personnel la concernant stockées par GEODIS et de faire rectifier toute Donnée inexacte. Le responsable du traitement des Données est l’entité GEODIS qui a engagé le processus d’approbation. Pour exercer vos droits relatifs aux Données à caractère personnel vous concernant, veuillez contacter dpo@geodis.com. L’Entreprise s’engage à dûment informer chacune des Personnes clés susmentionnées.

Confirmation

Votre Entreprise confirme par les présentes :
•qu’elle reconnaît et convient que votre Entreprise et l’entité GEODIS concernée constituent des responsables du traitement distincts au titre de leur traitement lié aux Données partagées aux fins de respecter le Programme Connaître son partenaire et sont ainsi responsables, à titre individuel, du respect des exigences en matière de protection des données applicables et de leur propre traitement des Données,
•qu’elle consent à la collecte, au traitement, au stockage et à l’utilisation des Données de l’Entreprise conformément à la description qui en est faite ci-dessus,
•qu’elle autorise les individus et représentants nommés et les individus ou représentants des entités de GEODIS à communiquer à GEODIS des informations sur les relations commerciales que l’Entreprise entretient avec lesdits individus ou représentants ; elle décharge par les présentes lesdits individus et représentants de leurs obligations de confidentialité respectives, et
•que votre Entreprise communiquera les Données à caractère personnel des Personnes clés sous réserve uniquement que l’Entreprise soit autorisée à le faire dans ce cadre conformément au droit applicable. Votre Entreprise informera les Personnes clés et obtiendra leur consentement, si requis par la loi, notamment eu égard à la collecte et au traitement des Données, ainsi que les destinataires. À la demande de GEODIS, l’Entreprise lui fournira des copies des informations et du consentement des personnes concernées (un exemple de ces informations est joint à ce document), et
•que, à sa connaissance, les Données qu’elle a communiquées sont exactes.

CODE DE CONDUITE POUR LES FOURNISSEURS DE GEODIS

En votre qualité de fournisseurs et/ou prestataires de Geodis, vous avez un rôle important à jouer dans la réalisation de notre engagement de conduire toutes nos activités de manière éthique et conforme aux lois applicables. En signant le présent Code de Conduite Fournisseurs de Geodis, vous acceptez ce qui suit :

Respect des lois et réglementations
GEODIS s’engage à respecter les principes du Pacte mondial des Nations unies.
Vous acceptez de respecter l’ensemble des lois, réglementations et exigences nationales applicables dans les pays au sein desquels vous intervenez en notre nom ou pour notre compte.
Vous acceptez également de respecter et promouvoir les normes d’intégrité les plus strictes lors des interactions commerciales avec ou pour le compte de GEODIS.

Droits humains et libertés fondamentales

Travail forcé et esclavage
Vous acceptez de vous assurer que le travail forcé est exclu au sein de votre entreprise ou dans votre chaîne de sous-traitance et que le travail y est consenti librement.

Travail des enfants
Vous acceptez de ne pas faire travailler d’enfants, sauf approbation expresse écrite de GEODIS et en conformité avec les lois locales. Le terme « enfant » fait ici référence à toute personne employée de moins de 18 ans.
GEODIS soutient le recours à des programmes légaux d’apprentissage sur le lieu de travail, dans le respect des lois et réglementations applicables.

Rémunération et horaires de travail
Vous acceptez de respecter toutes les lois et réglementations applicables sur les salaires et horaires de travail, notamment sur le salaire minimum, les heures supplémentaires, le salaire à la tâche et autres éléments de rémunération, et de verser les prestations sociales exigées par la loi.

Discrimination
Vous acceptez de ne faire preuve, dans le cadre des pratiques de recrutement et d’emploi, d’aucune forme de discrimination, pour quelque motif que ce soit, qu’elle soit fondée sur la couleur de peau, la religion, l’âge, la nationalité, l’origine ethnique ou sociale, l’orientation sexuelle, le sexe, l’identité ou l’expression du genre, la situation familiale, la grossesse, la sensibilité politique ou le handicap.

Droits humains, respect et dignité
Vous acceptez de ne vous rendre en aucun cas complice de violation des droits humains (travail des enfants, esclavage, guerre, répression interne, terrorisme, trafic d’êtres humains, esclavage moderne, travail illégal, etc.) et de veiller à ne pas nuire à autrui, ni à violer l’un des principes promus par GEODIS.
Vous acceptez de ne pas infliger de châtiments corporels à vos collaborateurs, de ne pas menacer de violence ou d’autres formes de coercition physique ou de les harceler. Vous acceptez également de traiter l’ensemble du personnel avec respect et dignité.

Santé et sécurité au travail
Vous acceptez de mettre en place et d’améliorer constamment des normes strictes afin de garantir l’hygiène, la santé et la sécurité sur le lieu de travail et de respecter toutes les lois et réglementations en vigueur.

Cela signifie que vous acceptez de mettre en place des moyens nécessaires appropriés pour vous assurer d’avoir connaissance de toutes les politiques et procédures. Sont inclus un système de gestion des déclarations, l’enquête relative à toute situation dangereuse et un environnement de travail plus sûr.
Vous acceptez également de vous assurer du respect des principes de santé et de sécurité avec vos propres fournisseurs et prestataires.

Lutte contre la corruption
Vous acceptez de respecter les normes internationales en matière de lutte contre la corruption, telles qu’énoncées par la convention de l’OCDE ainsi que l’ensemble des lois et réglementations applicables (le Foreign Corrupt Practices Act aux États-Unis, la Bribery Act 2010 au Royaume-Uni, la loi Sapin II en France, etc.).
Notamment, vous reconnaissez et acceptez de respecter la politique zéro tolérance de GEODIS en matière de corruption qui interdit strictement :
– toute forme de corruption envers des parties privées (comme les employés ou clients de GEODIS) et/ou les agents publics – directement ou indirectement, afin de tenter d’influencer indûment le comportement de ces individus,
– tout paiement de facilitation.

On entend par « personne publique » au sens du présent Code de conduite, toute personne exerçant auprès d’une entité étatique ou considérée comme agent de l’Etat selon la loi locale y compris pour une entreprise publique ou un organisme public, ou exerçant une mission de service public. Par entité étatique on entend :

o Tout Etats ou services étatiques (fédéraux, nationaux ou locaux)
o Tout gouvernement, département, agence, ou administration territoriale incluant les membres d’une famille royale,
o Toute organisation ou agence, détenue ou contrôlée par un Etat
o Toute entité détenue ou contrôlée par un Etat (par exemple une compagnie pétrolière nationale ou un hôpital public),
o Toute organisation publique internationale (ONU, OCDE, etc.),
o Tout parti politique incluant les candidats à une élection ;
o et toute personne agissant à titre officiel au nom ou pour le compte d’une des personnes susmentionnées

Vous acceptez de former toutes les personnes devant travailler avec GEODIS à la lutte contre la corruption.
Vous acceptez de vous abstenir d’offrir tout cadeau aux employés de GEODIS. Le divertissement commercial ou le contact social peut être approprié, seulement s’il est conforme à la politique sur les cadeaux et invitations de GEODIS concernant les montants et le processus d’autorisation.

Absence de conflit d’intérêt

Vous acceptez de divulguer vos conflits d’intérêt si votre Entreprise ou l’un quelconque des membres de son personnel ou de ses représentants a un conflit, réel ou perçu, avec GEODIS ou le personnel de GEODIS.

Lois et réglementations en matière de concurrence et d’anti-trusts

Vous acceptez de respecter l’ensemble des lois et réglementations en matière de concurrence et d’anti-trusts, comme celles adoptées par l’Union européenne et les États-Unis.

Lois et autres réglementations relatives à l’exportation

Vous acceptez de respecter toutes les lois et réglementations applicables relatives à l’exportation adoptées par le Conseil de sécurité des Nations Unies, l’Union européenne et les États-Unis qui imposent des contrôles et sanctions visant des pays, des entités, des personnes et des biens. Vous respectez ces lois relatives aux contrôles et sanctions en matière d’exportation qui accordent aux pays un contrôle légal notamment sur l’expédition, la communication d’informations, les biens, les services et les transactions au-delà des frontières nationales.
Vous êtes également tenu de respecter l’ensemble des réglementations applicables en matière de douane et de transport (y compris les licences, pour le transport de matières dangereuses notamment).

Sécurité

Vous acceptez de mettre en oeuvre des procédures de sécurité adéquates afin de se prémunir contre l’introduction de marchandises non autorisées et/ou non déclarées, de manipuler correctement les produits dangereux et de gérer les éventuelles irrégularités. Les clients de GEODIS nous confient leurs biens à transporter ou à stocker et peuvent également inviter GEODIS ou les fournisseurs de GEODIS à travailler dans leurs locaux et à utiliser leurs outils. Vous avez également l’obligation de protéger et de préserver l’ensemble des biens et ressources de tout fait de détérioration, vol, usage abusif ou détournement.

Données et confidentialité

Vous acceptez de respecter les personnes et de garantir leur droit à la protection de leur vie privée. Vous vous engagez à assurer la confidentialité des informations personnelles ou sensibles et à les gérer conformément aux lois en vigueur dans chaque pays où nous sommes présents.
Vous êtes également tenu de veiller à la confidentialité de toutes les informations sensibles (y compris, notamment, les données relatives aux documents, contrats et informations de GEODIS, ainsi qu’aux technologies et logiciels). Il est strictement interdit de divulguer de telles informations ou de les utiliser à des fins autres que les services pour lesquels vous avez été sollicité.

Continuité de l’activité et préparation aux urgences

Vous acceptez d’être préparé à poursuivre les activités aussi normalement que possible en cas de perturbation majeure (par exemple catastrophe naturelle, virus informatique, grève, etc.). Ainsi, vous acceptez de mettre en place les plans sur la continuité de l’activité et les plans d’urgence afin de protéger GEODIS, les employés, le personnel tiers ainsi que l’environnement.

Protection de l’environnement

Vous acceptez de respecter l’ensemble des lois et réglementations afférentes à la protection environnementale et de joindre GEODIS dans notre engagement pour la protection de la santé humaine, des ressources naturelles et de l’environnement mondial, non seulement en respectant les lois, mais également en intégrant des pratiques environnementales saines dans nos décisions commerciales.
GEODIS peut exiger que vous fournissiez des données pertinentes concernant la protection du climat (par ex. des données sur les émissions).

Sous-traitants

Si GEODIS autorise l’utilisation de sous-traitants tiers pour la fourniture des services à GEODIS ou pour le compte de GEODIS, vous acceptez de faire respecter à vos sous-traitants des conditions tout aussi strictes que celles prévues dans les présentes en matière d’éthique, de valeurs, de respect des lois en vigueur, de principes et d’obligations envers vos propres sous-traitants. Vous devez vous assurer que vos propres sous-traitants ne sous-traitent pas eux-mêmes sans l’approbation préalable de GEODIS.

Divulgation d’informations

Vous acceptez de ne pas divulguer des informations confidentielles ou exclusives sur GEODIS et pouvant avoir un impact négatif sur la performance ou la réputation du Groupe de sociétés GEODIS.
Les « Informations Confidentielles » sont toutes les informations, quelle que soit la forme sous laquelle elles sont divulguées (oralement ou par écrit), qu’elles soient lisibles par une personne ou par une machine, ou sous toute autre forme de reproduction y compris, notamment, la forme, les matériaux et la conception d’équipement approprié, en partie ou dans leur intégralité, y compris toutes les méthodes de fonctionnement associées et leurs applications, processus, formules, plans, stratégies, données, croquis, spécifications, photographies, dessins, documentation technique et tout élément connexe mis à la disposition du Bénéficiaire par le Divulgateur.

Lancement d’alerte

Vous reconnaissez que l’Éthique et la Conformité sont essentiels à GEODIS, et vous avez connaissance du fait que le système d’alerte de GEODIS est mis à votre disposition si vous souhaitez divulguer tout non-respect dont vous avez été témoin dans le cadre de vos interactions avec GEODIS ou pour le compte de GEODIS.
Vous pouvez contacter : votre interlocuteur à GEODIS ou faire un signalement pour toute préoccupation ou non-conformité sur le Système d’alerte éthique de Geodis à l’adresse https://wrs.expolink.co.uk/geodis

Conformité avec la Charte éthique pour les Fournisseurs de GEODIS

Vous acceptez que GEODIS se réserve le droit de vérifier, après avoir donné un préavis raisonnable et dans un cadre limite aux services fournis à GEODIS ou pour le compte de GEODIS, la conformité de votre Entreprise avec les exigences de ce Code de conduite pour les Fournisseurs. Si GEODIS est informé d’actions ou d’événements contraires à ce Code de conduite ou croit raisonnablement que votre Entreprise porte atteinte à ce Code de conduite, GEODIS peut exiger la mise en œuvre de mesures correctives ou résilier pour manquement grave toutes relations contractuelles avec votre Entreprise

Déclarations et garanties du Fournisseur

Vous confirmez que ni la société que vous représentez, ni l’une quelconque de vos filiales, sociétés affiliées, société soeur ou mère, ni l’un quelconque de vos dirigeants ou employés ne fait actuellement ou n’a fait l’objet de poursuites civiles ou pénales, localement ou à l’international, pour une conduite non éthique ou répréhensible, pour violation de ses obligations légales ou réglementaires ou des principes définis dans ce Code de conduite pour les Fournisseurs, notamment eu égard à la lutte contre la corruption, au travail des enfants, au travail forcé et à l’esclavage, à la protection des droits humains, à la conformité aux règles de contrôles et sanctions au titre des exportations, à la protection des données, à la protection de la vie privée et/ou au droit de la concurrence.
Vous acceptez que si, à tout moment, les déclarations, garanties et certifications ci-incluses se révélaient inexactes ou incomplètes, vous en informerez immédiatement GEODIS et communiquerez toutes les informations demandées.

QUESTIONNAIRE APPROFONDI DE DUE DILIGENCE

Instructions
En tant que tierce-partie travaillant avec GEODIS, il vous est demandé de communiquer ces informations obligatoires conformément aux lois, réglementations et politiques de GEODIS.
Les informations que vous communiquez doivent être détaillées, fidèles et exactes, car elles sont utilisées pour réaliser un examen de la conformité de votre organisation. Cet examen peut inclure une analyse légale afin de savoir si GEODIS fait face à un risque en vertu des lois locales et internationales suite aux relations professionnelles envisagées avec vous. (Merci de ne pas répondre « n/a » ou « non applicable » aux questions sans expliquer pourquoi la question ne s’applique pas à votre situation). Si votre réponse à toute question n’est pas suffisamment détaillée, est vague ou est incomplète, il y aura (1) des retards dans le processus d’évaluation et (2), dans certains cas, vous serez écarté du processus de qualification. Tout document présenté qui n’est pas en anglais doit être accompagné d’une traduction en anglais.
GEODIS peut également utiliser les informations pour traiter et régler toute question en matière de conformité qui est identifiée au cours de ce processus ou par la suite dans le cadre de nos relations commerciales.
L’attention est surtout portée sur l’identification de la chaîne de sous-traitance réelle : nous voulons savoir quel(s) tiers exécute(nt) réellement le service que vous proposez. Si vous devez sous-traiter tout ou partie de l’objet du contrat, nous vous demandons de l’indiquer expressément.
Les questions ont été personnalisées pour obtenir uniquement des informations qui sont pertinentes aux politiques de conformité de GEODIS et respecter les exigences de vie privée et de protection des données. Les informations collectées peuvent être transmises en toute confidentialité aux employés de GEODIS, au conseil juridique externe de GEODIS et/ou aux autorités réglementaires. GEODIS stockera et conservera ces informations conformément à ses politiques et procédures.

Définitions

• Direction désigne tous les Directeurs, Responsables, membres du Conseil d’administration d’une société ou de tout groupe ou organe de gouvernance comparable ou équivalent ainsi que tout directeur qui est légalement autorisé à lier l’Entreprise (comme le PDG, le Président, le Directeur général ou équivalent).
• Entreprise désigne toute société, entreprise, partenariat, société à responsabilité limitée ou autre entité qui répond auprésent questionnaire.
• GEODIS désigne l’entité GEODIS à laquelle l’Entreprise fournira des services ainsi que toute société affiliée (qu’il s’agisse de filiales, succursales, détenteurs directs ou indirects ou agences) qui fait partie du Groupe GEODIS comme modifié.
• Agent public désigne tout prestataire qui est un agent, responsable ou collaborateur ou tout consultant employé par les filiales, niveaux et divisions ou représentant ces derniers
a)du gouvernement national, local ou du groupe,
b)de l’organisation internationale publique (comme les Nations unies),
c)de l’agence ou de la société soumise aux lois relatives aux marchés publics d’un pays, et
d)le seul objectif de ce questionnaire, nous examinerons également tout(e) parti politique, responsable, collaborateur ou personne agissant au nom ou pour le compte d’un parti politique ou d’un candidat à une fonction publique et leurs entités ainsi que les candidats politiques, de la société qui est détenue ou contrôlée par un(e)gouvernement, organisation, agence ou société de l’un de ceux qui précèdent.
• Actionnaire : inclut tout actionnaire ou détenteurs de titres de la société, directement ou indirectement, (y compris les bénéficiaires de tout trust), notamment les bénéficiaires effectifs ultimes (c’est-à-dire une personne physique/un individu détenant cette société), et toute entité intermédiaire ou personne détenant des intérêts dans cette société.

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STANDARD DUE DILIGENCE QUESTIONNAIRE GEODIS

GEODIS third parties qualification and onboarding process helps us understand who we are doing business with. It aims at providing transparency to our supply chain, identifying potential risks, making sure that your Company shares our values and that you are committed to comply with the highest standards.
You are asked to read this document, provide mandatory information and evidences — in compliance with laws, regulations and GEODIS ’policies — and send a copy to your GEODIS focal point.

Information about collection and use of personal data

A company of the GEODIS Group intends to enter into a business relationship with your company. With this document, we wish to inform you about collection and use of data and personal data your Company may provide in connection with the approval process GEODIS applies for potential business partners, vendors, suppliers and agents.

Why GEODIS Requires

This data processing is necessary to comply with applicable legal compliance obligations with the purpose of identifying and avoiding potential ground for infringements.
Before any of GEODIS entities worldwide (“GEODIS”) enter into a new business relationship with a business partners, vendors, suppliers and agents, GEODIS conducts a research and assessment of the integrity of the prospective business partner as well as its Key Persons.
“Key Persons” are individuals who have a considerable influence on the Company’s business activities based on either their position or their shareholding – in particular directors, officers as well as shareholders with a significant amount of shares or voting power.

What data your Company collects and transmits to GEODIS

Company collects and transmits to GEODIS its own data (Contact data, general information about its business, ownership and management and the prospective relationship including the remuneration model, the background and circumstances of the Company’s engagement) and personal data of its Key Persons such as, but not limited to, name, surname, date of birth and criminal record information (collectively the data). Company hereby represents and warrants that any such data is validly collected and that it and each of the Key Persons have each consented to provide such data and that such data be transmitted, collected and stored by GEODIS.

What GEODIS does with the data
GEODIS acts as data controller and stores the said data in its network and in an intranet-based software tool that helps GEODIS to quickly and transparently assess integrity risks, decide on the approval of the envisaged business relationship with the Company and document and provide proof of GEODIS ’diligent review.
Such diligent review includes without limitation verifying any such data against databases or tools that provide for:

  • lists of sanctioned parties compiled by authorities,
  • information about relevant and significant litigation or other legal proceedings,
  • information about Company’s (or its Key Persons) being withdrawn or removed from the Trade register or equivalent,
  • potential connections with government officials and/or political  exposure,
  • publicly available information. (including adverse media)

Access to data will be strictly limited to a small number of certain GEODIS key employees involved in the approval process on a strict need-to-know basis. This may also include access by employees of certain GEODIS entities in countries outside the European Union.
GEODIS may disclose collected data to law enforcement agencies auditors, attorneys or other third parties, if necessary to protect GEODIS ’interests, in particular in the course of legal procedures.
Data will be deleted as soon as its knowledge is no longer needed for the purpose as stated above or required to be retained by law.

Your Rights

Your Company or any of its Key Persons have the right to be informed about the personal data GEODIS stores about it / them and to have any inaccurate data corrected. The data controller is the GEODIS entity that initiated the approval process. To exercise the above referenced rights in relation to personal data, please contact dpo@geodis.com. Company undertakes to validly notify each of the Key Persons of the above.

Confirmation

Your Company hereby confirms:

• it acknowledges and agrees that your Company and the GEODIS entity concerned both qualify as separate controllers in respect of their processing related to the data shared for the purpose of completing the Know your Partner Program and are thus separately responsible for complying with applicable data protection requirements and for their respective own data processing.
• it consents to the collection, processing, storage and use of the Company’s data as stated above,
• it authorizes the individuals and representatives named and the individuals or representatives of GEODIS entities to provide GEODIS with information about the Company’s business relationship with such individual or representative and hereby exempts such individuals and representatives from their respective confidentiality obligations, and
• that your Company will provide personal data of the Key Persons only to the extent that the Company is entitled hereto in accordance with applicable law. Your Company will inform the Key Persons and obtain their consent to the extent required by law, in particular with regard to the purpose of the data collection and processing as well as the recipients. The Company will provide GEODIS with copies of the information and the consent upon request (a sample for such information is attached), and
• data provided by your Company is correct to the best of its knowledge.

GEODIS SUPPLIER CODE OF CONDUCT

Thank you for joining Geodis in its commitment to integrity in business. By signing this Supplier Code of Conduct, you agree to the following:

Compliance with laws and regulations

GEODIS is committed to comply with the principles of the United Nations Global Compact.
You agree to comply with all national laws, regulations and requirements applicable in the countries in which you operate for us or on our behalf.
You also agree to comply with and promote the highest standards of integrity during business interactions with or on behalf of GEODIS.

Human rights and fundamental freedoms

Forced labor and slavery
You agree to ensure that no forced labor is taking place within your company or in your subcontracting chain and that all employment is voluntary.
Child labor
You agree not to use child labor, unless specifically approved in writing by GEODIS and provided this is compliant with local laws. The term “child” refers to any person employed under the age of 18 years old. GEODIS supports the use of legitimate workplace apprenticeship programs which comply with all laws and regulations applicable to such apprenticeship programs.
Compensation and working hours
You agree to comply with all applicable wages and hour laws and regulations, including those related to minimum wages, overtime hours, piece rates and other elements of compensation, and provide legally mandated benefits.
Discrimination
You agree not discriminate in hiring and employment practices on any ground including but not limited to grounds of race, religion, age, nationality, social or ethnic origin, sexual orientation, gender, gender identity or expression, marital status, pregnancy, political affiliation, or disability.

Human rights, respect and dignity

You agree not complicit in any human rights abuse (child labor, slavery, war, internal repression, terrorism, human trafficking, modern slavery, illegal work etc.), harming others or breaching any of the principles promoted by GEODIS.
You agree to ensure a workforce free of corporal punishment, threats of violence or other forms of physical coercion or harassment. You also treat all personnel with dignity and respect.
Occupational health and safety
You agree to implement and constantly improve strict standards to ensure hygiene, health and safety in the workplace, in compliance with all applicable laws and regulations.
This means that you agree to implement the appropriate necessary means to ensure the knowledge of all policies, procedures and procedure. This includes a management system for reporting, investigating any dangerous situations and achieving a safer working environment

You also agree to ensure compliance with health and safety principles with your own suppliers and contractors.

Anti-bribery and corruption

You agree to comply with international anti-bribery and corruption standards as indicated in the OECD convention and all applicable laws and regulations (such as the Foreign Corrupt Practices Act in the USA, the United Kingdom Bribery Act 2010, French law Sapin II, etc.).
In particular you understand and agree to comply with GEODIS’ zero tolerance policy on bribery and corruption that strictly prohibits:

– any form of bribe to private parties (such as GEODIS’ employees or clients) and/or public officials, either directly or indirectly, in an attempt to unduly influence the behavior of these individuals
– Any facilitation payment.

For the purpose of this section, public officials shall any person working for a State entity or who is considered as a public official under local law, including for a public company or public body, or performing a public service mission. A state entity is defined as:

– Any States or state services (federal, national or local)
– Any government or any department, agency, or territorial administrations, including members of a royal family
– Any organisations or agencies controlled or directed by a State,
– Any State-owned or government controlled entity (e.g. a national oil company or a public hospital),
– Any international public organisations (UN, OECD, etc.),
– political parties including electoral candidates
– and any person acting in an official capacity for or on behalf of any of the above

You agree to train all persons expected to work on GEODIS business on anti-bribery and corruption.
You agree to refrain from offering any gift to GEODIS employees. Business-related entertainment or social contact may be appropriate, only if compliant with GEODI’ Gifts and invitations policy regarding amounts and authorization process.

No conflict of interest

You agree to disclose should your Company or any of its personnel or representatives have an actual or perceived conflict with GEODIS or GEODIS’ personnel.

Competition and anti-trust laws and regulations

You agree to comply with all applicable competition and anti-trust laws and regulations such as those adopted by the European Union and the United States.

Export laws and other regulations

You agree to comply with all applicable export laws and regulations adopted by the United Nations Security Council, the European Union, the United States which impose controls and sanctions against countries, entities, individuals and goods. You abide to these export controls and sanctions laws which give countries legal control notably over the shipment, disclosure of information, goods, services and transaction across national borders.
You also agree to comply with all applicable regulations regarding customs and transportation (including licenses notably for the transportation of hazardous material).

Security

You agree to maintain adequate security procedures to guard against the introduction of non-manifested cargo, and to handle properly hazardous item and any irregularity. GEODIS’ clients entrust their goods to us for transport or storage and they may also ask GEODIS or GEODIS’’ Suppliers to work in their premises and utilize their equipment. You also have the duty to protect and preserve all goods and resources from any deterioration, theft, misuse or misappropriation.

Data and privacy

You agree to respect the individuals and guarantee each person’s right to privacy. You undertake to treat personal or sensitive information as confidential and to administer it in compliance with the applicable laws in each country in which we do business.
You also treat any sensitive information as confidential (including but not limited to data pertaining to GEODIS documents, contracts and information, as well as technologies and software). It is strictly forbidden to divulge such information, or to use it for any purposes other than the services for which you have been selected.

Business continuity and emergency preparedness

You agree to be prepared to conduct business as normally as possible, in case of major disruptions (e.g. natural disasters, software viruses, strikes, etc.). As such, you agree to implement business continuity plans, emergency plans to protect GEODIS, employees, third party staff, as well as the environment.

Protecting the environment

You agree to comply with all laws and regulations relating to environmental protection and to join GEODIS in our dedication to the protection of human health, natural resources and the global environment, not only by complying with the law, but also by integrating sound environmental practices into your business decisions.
GEODIS may require you to provide relevant data on climate protection (e.g., emission data).

Subcontractors

Should GEODIS permit the use of sub-tier subcontractors for the provision of services to or on behalf of GEODIS, you agree to hold your subcontractors with equivalent and, in all cases, not less stringent terms principles as those set forth herein with regard to ethics, values, duty to comply with applicable laws, principles and obligations with your ownsubcontractors. You shall get assurance that your own subcontractors do not themselves further
subcontract without GEODIS’ prior approval.

Disclosure of information

You agree not to disclose confidential or proprietary information of GEODIS and that might have an adverse impact on GEODIS Group of companies ’performance or reputation.
“Confidential Information” shall be regarded as any, or, all information in whatever form whether disclosed verbally or in writing, or, whether eye readable or machine readable, or in any other representation of the form including, but not limited to the form, materials and design of any relevant equipment in whole or in part including any associated methods of operation and applications thereof, processes, formulae, plans, strategies, data, designs, specifications, photographs, drawings, technical literature and any related material made available by the Discloser to the Recipient.

Whistleblowing

You understand that Ethics and Compliance are key to GEODIS and are aware that GEODIS’ whistleblowing system is made available to you should you wish to disclose any non-compliance you witnessed in your interactions with or on behalf of GEODIS.
You may reach out o your point of contact at GEODIS or report any concern or non-compliance on the Geodis Ethics Alert System at https://wrs.expolink.co.uk/geodis

Compliance with GEODIS’ Supplier Code of Conduct

You agree that upon reasonable notice and on a scope limited to the services provided to or on behalf of GEODIS, GEODIS is entitled to check the compliance of your Company with the requirements of this Supplier Code of Conduct. If GEODIS becomes aware of any actions or event not complying with this Code of Conduct or has a reasonable belief that your Company is in breach with this Code of Conduct, GEODIS can either demand that corrective measures be taken or terminate for material breach, any contractual relationship with your Company.

Representations and warranties by the Supplier

You confirm that neither the corporate entity you represent, nor any of your affiliates, parent or sister companies, ultimate parent, nor any of your executives or employees, are under current criminal investigation or has been subject to any civil or criminal enforcement actions in your home country or abroad, for improper conduct or unethical behavior or breach of duty or laws and violation of the principles stated in this Supplier Code of Conduct, notably with regards to anti-corruption, child labor, forced labor and slavery, human rights, export control and sanctions, data and privacy protection, competition laws.
You agree that if, at any time, the representations, warranties and certifications herein are no longer accurate and complete, you will immediately notify GEODIS and provide any requested information.

Instructions

As a third party working with GEODIS, you are asked to provide this mandatory information, in compliance with laws, regulations and GEODIS’ policies.

The information you provide must be detailed, accurate and precise as it is used to perform a compliance review of your organization. The latter may include a legal analysis to determine whether GEODIS faces risk under local and international laws as a result of the contemplated relationship with you. (Please do not respond “n/a” or “not applicable” to any question without explaining why the question is not applicable to you). If your response to any question is not sufficiently detailed, is vague, or is incomplete, this will result (1) in delays in the evaluation process, and (2) in not qualifying you as a supplier to GEODIS. Any documents presented which are not in English should be accompanied by an English language translation.

GEODIS may also use the information to address and resolve any compliance issues that are identified through this process or at a later stage of our business relationships.

A major focus of attention is related to the identification of the actual subcontracting chain: we want to know which third party(ies) actually perform(s) the service you apply for. If you are required to subcontract a part or all the subject matter of the contract, we ask you to expressly indicate it.

Questions have been tailored to seek only information that is relevant to GEODIS’ compliance policies and conform to data protection and privacy requirements. The information collected may be transmitted in confidence to GEODIS employees, GEODIS external legal counsel and/or regulatory authorities. GEODIS will store and retain this information in accordance with its policies and procedures

Definitions

  • Management includes all Directors, Officers, members of a company’s Board of Directors or any equivalent or comparable governing body or group as well as any individual that is legally and officially authorized to bind the Company (such as the CEO, President, General Manager or equivalent.)
  • Company includes any company, corporation, partnership, limited liability company or other entity which responds to this questionnaire.
  • GEODIS means the GEODIS entity Company shall provide services to as well as any affiliated (whether subsidiaries, branches, direct or indirect owner, branches) Company which pertains to the GEODIS Group as amended from time to time;

Government official includes any official, officer or employee contractor, consultant employed by or representative of any and all branches, levels and subdivisions

  1. national, state, local or band/tribe government,
  2. public international organization (such as the United Nations),
  3. agency or company subject to a country’s public procurement laws and
  4. the sole purpose of this questionnaire, we will also consider any political party, officer, employee or person acting for or on behalf of a political party or candidate for public office and their entities as well as political candidates
    1. company that is owned or controlled by a government, organization, agency or company of any of the above

Owner: includes any direct or indirect shareholder(s) or owner(s) (including the beneficiaries of any trust) including but not limited to the ultimate beneficial owners (i.e., a natural person/individual owning such company) and any intermediate entities or persons owning an interest in that company.

 

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ENHANCED DUE DILIGENCE QUESTIONNAIRE GEODIS

GEODIS third parties qualification and onboarding process helps us understand who we are doing business with. It aims at providing transparency to our supply chain, identifying potential risks, making sure that your Company shares our values and that you are committed to comply with the highest standards.
You are asked to read this document, provide mandatory information and evidences — in compliance with laws, regulations and GEODIS ’policies — and send a copy to your GEODIS focal point.

Information about collection and use of personal data

A company of the GEODIS Group intends to enter into a business relationship with your company. With this document, we wish to inform you about collection and use of data and personal data your Company may provide in connection with the approval process GEODIS applies for potential business partners, vendors, suppliers and agents.

Why GEODIS Requires

This data processing is necessary to comply with applicable legal compliance obligations with the purpose of identifying and avoiding potential ground for infringements.
Before any of GEODIS entities worldwide (“GEODIS”) enter into a new business relationship with a business partners, vendors, suppliers and agents, GEODIS conducts a research and assessment of the integrity of the prospective business partner as well as its Key Persons.
“Key Persons” are individuals who have a considerable influence on the Company’s business activities based on either their position or their shareholding – in particular directors, officers as well as shareholders with a significant amount of shares or voting power.

What data your Company collects and transmits to GEODIS

Company collects and transmits to GEODIS its own data (Contact data, general information about its business, ownership and management and the prospective relationship including the remuneration model, the background and circumstances of the Company’s engagement) and personal data of its Key Persons such as, but not limited to, name, surname, date of birth and criminal record information (collectively the data). Company hereby represents and warrants that any such data is validly collected and that it and each of the Key Persons have each consented to provide such data and that such data be transmitted, collected and stored by GEODIS.

What GEODIS does with the data
GEODIS acts as data controller and stores the said data in its network and in an intranet-based software tool that helps GEODIS to quickly and transparently assess integrity risks, decide on the approval of the envisaged business relationship with the Company and document and provide proof of GEODIS ’diligent review.
Such diligent review includes without limitation verifying any such data against databases or tools that provide for:

  • lists of sanctioned parties compiled by authorities,
  • information about relevant and significant litigation or other legal proceedings,
  • information about Company’s (or its Key Persons) being withdrawn or removed from the Trade register or equivalent,
  • potential connections with government officials and/or political  exposure,
  • publicly available information. (including adverse media)

Access to data will be strictly limited to a small number of certain GEODIS key employees involved in the approval process on a strict need-to-know basis. This may also include access by employees of certain GEODIS entities in countries outside the European Union.
GEODIS may disclose collected data to law enforcement agencies auditors, attorneys or other third parties, if necessary to protect GEODIS ’interests, in particular in the course of legal procedures.
Data will be deleted as soon as its knowledge is no longer needed for the purpose as stated above or required to be retained by law.

Your Rights

Your Company or any of its Key Persons have the right to be informed about the personal data GEODIS stores about it / them and to have any inaccurate data corrected. The data controller is the GEODIS entity that initiated the approval process. To exercise the above referenced rights in relation to personal data, please contact dpo@geodis.com. Company undertakes to validly notify each of the Key Persons of the above.

Confirmation

Your Company hereby confirms:

• it acknowledges and agrees that your Company and the GEODIS entity concerned both qualify as separate controllers in respect of their processing related to the data shared for the purpose of completing the Know your Partner Program and are thus separately responsible for complying with applicable data protection requirements and for their respective own data processing.
• it consents to the collection, processing, storage and use of the Company’s data as stated above,
• it authorizes the individuals and representatives named and the individuals or representatives of GEODIS entities to provide GEODIS with information about the Company’s business relationship with such individual or representative and hereby exempts such individuals and representatives from their respective confidentiality obligations, and
• that your Company will provide personal data of the Key Persons only to the extent that the Company is entitled hereto in accordance with applicable law. Your Company will inform the Key Persons and obtain their consent to the extent required by law, in particular with regard to the purpose of the data collection and processing as well as the recipients. The Company will provide GEODIS with copies of the information and the consent upon request (a sample for such information is attached), and
• data provided by your Company is correct to the best of its knowledge.

GEODIS SUPPLIER CODE OF CONDUCT

Thank you for joining Geodis in its commitment to integrity in business. By signing this Supplier Code of Conduct, you agree to the following:

Compliance with laws and regulations

GEODIS is committed to comply with the principles of the United Nations Global Compact.
You agree to comply with all national laws, regulations and requirements applicable in the countries in which you operate for us or on our behalf.
You also agree to comply with and promote the highest standards of integrity during business interactions with or on behalf of GEODIS.

Human rights and fundamental freedoms

Forced labor and slavery
You agree to ensure that no forced labor is taking place within your company or in your subcontracting chain and that all employment is voluntary.
Child labor
You agree not to use child labor, unless specifically approved in writing by GEODIS and provided this is compliant with local laws. The term “child” refers to any person employed under the age of 18 years old. GEODIS supports the use of legitimate workplace apprenticeship programs which comply with all laws and regulations applicable to such apprenticeship programs.
Compensation and working hours
You agree to comply with all applicable wages and hour laws and regulations, including those related to minimum wages, overtime hours, piece rates and other elements of compensation, and provide legally mandated benefits.
Discrimination
You agree not discriminate in hiring and employment practices on any ground including but not limited to grounds of race, religion, age, nationality, social or ethnic origin, sexual orientation, gender, gender identity or expression, marital status, pregnancy, political affiliation, or disability.

Human rights, respect and dignity

You agree not complicit in any human rights abuse (child labor, slavery, war, internal repression, terrorism, human trafficking, modern slavery, illegal work etc.), harming others or breaching any of the principles promoted by GEODIS.
You agree to ensure a workforce free of corporal punishment, threats of violence or other forms of physical coercion or harassment. You also treat all personnel with dignity and respect.
Occupational health and safety
You agree to implement and constantly improve strict standards to ensure hygiene, health and safety in the workplace, in compliance with all applicable laws and regulations.
This means that you agree to implement the appropriate necessary means to ensure the knowledge of all policies, procedures and procedure. This includes a management system for reporting, investigating any dangerous situations and achieving a safer working environment

You also agree to ensure compliance with health and safety principles with your own suppliers and contractors.

Anti-bribery and corruption

You agree to comply with international anti-bribery and corruption standards as indicated in the OECD convention and all applicable laws and regulations (such as the Foreign Corrupt Practices Act in the USA, the United Kingdom Bribery Act 2010, French law Sapin II, etc.).
In particular you understand and agree to comply with GEODIS’ zero tolerance policy on bribery and corruption that strictly prohibits:

– any form of bribe to private parties (such as GEODIS’ employees or clients) and/or public officials, either directly or indirectly, in an attempt to unduly influence the behavior of these individuals
– Any facilitation payment.

For the purpose of this section, public officials shall any person working for a State entity or who is considered as a public official under local law, including for a public company or public body, or performing a public service mission. A state entity is defined as:

– Any States or state services (federal, national or local)
– Any government or any department, agency, or territorial administrations, including members of a royal family
– Any organisations or agencies controlled or directed by a State,
– Any State-owned or government controlled entity (e.g. a national oil company or a public hospital),
– Any international public organisations (UN, OECD, etc.),
– political parties including electoral candidates
– and any person acting in an official capacity for or on behalf of any of the above

You agree to train all persons expected to work on GEODIS business on anti-bribery and corruption.
You agree to refrain from offering any gift to GEODIS employees. Business-related entertainment or social contact may be appropriate, only if compliant with GEODI’ Gifts and invitations policy regarding amounts and authorization process.

No conflict of interest

You agree to disclose should your Company or any of its personnel or representatives have an actual or perceived conflict with GEODIS or GEODIS’ personnel.

Competition and anti-trust laws and regulations

You agree to comply with all applicable competition and anti-trust laws and regulations such as those adopted by the European Union and the United States.

Export laws and other regulations

You agree to comply with all applicable export laws and regulations adopted by the United Nations Security Council, the European Union, the United States which impose controls and sanctions against countries, entities, individuals and goods. You abide to these export controls and sanctions laws which give countries legal control notably over the shipment, disclosure of information, goods, services and transaction across national borders.
You also agree to comply with all applicable regulations regarding customs and transportation (including licenses notably for the transportation of hazardous material).

Security

You agree to maintain adequate security procedures to guard against the introduction of non-manifested cargo, and to handle properly hazardous item and any irregularity. GEODIS’ clients entrust their goods to us for transport or storage and they may also ask GEODIS or GEODIS’’ Suppliers to work in their premises and utilize their equipment. You also have the duty to protect and preserve all goods and resources from any deterioration, theft, misuse or misappropriation.

Data and privacy

You agree to respect the individuals and guarantee each person’s right to privacy. You undertake to treat personal or sensitive information as confidential and to administer it in compliance with the applicable laws in each country in which we do business.
You also treat any sensitive information as confidential (including but not limited to data pertaining to GEODIS documents, contracts and information, as well as technologies and software). It is strictly forbidden to divulge such information, or to use it for any purposes other than the services for which you have been selected.

Business continuity and emergency preparedness

You agree to be prepared to conduct business as normally as possible, in case of major disruptions (e.g. natural disasters, software viruses, strikes, etc.). As such, you agree to implement business continuity plans, emergency plans to protect GEODIS, employees, third party staff, as well as the environment.

Protecting the environment

You agree to comply with all laws and regulations relating to environmental protection and to join GEODIS in our dedication to the protection of human health, natural resources and the global environment, not only by complying with the law, but also by integrating sound environmental practices into your business decisions.
GEODIS may require you to provide relevant data on climate protection (e.g., emission data).

Subcontractors

Should GEODIS permit the use of sub-tier subcontractors for the provision of services to or on behalf of GEODIS, you agree to hold your subcontractors with equivalent and, in all cases, not less stringent terms principles as those set forth herein with regard to ethics, values, duty to comply with applicable laws, principles and obligations with your ownsubcontractors. You shall get assurance that your own subcontractors do not themselves further
subcontract without GEODIS’ prior approval.

Disclosure of information

You agree not to disclose confidential or proprietary information of GEODIS and that might have an adverse impact on GEODIS Group of companies ’performance or reputation.
“Confidential Information” shall be regarded as any, or, all information in whatever form whether disclosed verbally or in writing, or, whether eye readable or machine readable, or in any other representation of the form including, but not limited to the form, materials and design of any relevant equipment in whole or in part including any associated methods of operation and applications thereof, processes, formulae, plans, strategies, data, designs, specifications, photographs, drawings, technical literature and any related material made available by the Discloser to the Recipient.

Whistleblowing

You understand that Ethics and Compliance are key to GEODIS and are aware that GEODIS’ whistleblowing system is made available to you should you wish to disclose any non-compliance you witnessed in your interactions with or on behalf of GEODIS.
You may reach out o your point of contact at GEODIS or report any concern or non-compliance on the Geodis Ethics Alert System at https://wrs.expolink.co.uk/geodis

Compliance with GEODIS’ Supplier Code of Conduct

You agree that upon reasonable notice and on a scope limited to the services provided to or on behalf of GEODIS, GEODIS is entitled to check the compliance of your Company with the requirements of this Supplier Code of Conduct. If GEODIS becomes aware of any actions or event not complying with this Code of Conduct or has a reasonable belief that your Company is in breach with this Code of Conduct, GEODIS can either demand that corrective measures be taken or terminate for material breach, any contractual relationship with your Company.

Representations and warranties by the Supplier

You confirm that neither the corporate entity you represent, nor any of your affiliates, parent or sister companies, ultimate parent, nor any of your executives or employees, are under current criminal investigation or has been subject to any civil or criminal enforcement actions in your home country or abroad, for improper conduct or unethical behavior or breach of duty or laws and violation of the principles stated in this Supplier Code of Conduct, notably with regards to anti-corruption, child labor, forced labor and slavery, human rights, export control and sanctions, data and privacy protection, competition laws.
You agree that if, at any time, the representations, warranties and certifications herein are no longer accurate and complete, you will immediately notify GEODIS and provide any requested information.

 

 

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Fiche création fournisseur pour RIVP

Pour renseigner la taille de votre entreprise (A021) :

  • TPE (moins de 10 salariés et chiffre d’affaires ≤  2 millions d’euros)
  • PME (entre 10 et 250 salariés et chiffres d’affaires ≤ 50 M€)
  • ETI (entre 251 et 5000 salariés personnes et chiffre d’affaires ≤ 1,5 milliards €)
  • une Grande Entreprise (plus de 5000 salariés et/ou CA > 1,5 Mds €)

Dans le cadre de la sécurisation de nos moyens de paiements, vous pourrez recevoir prochainement une invitation à vous inscrire sur la plateforme SIS ID, afin d’y déposer vos RIB

Publié le

Echéancier pour la régularité fiscale

L’espace ci-contre vous permet de déposer le document que votre service des impôts vous aura envoyé après accord de sa part sur le règlement de la dette et sur sa durée.

La date de début de validité saisie doit correspondre à celle qui est indiquée sur le document qui vous a été fourni par votre service des impôts

La fin de validité à saisir doit correspondre avec la fin de votre échéancier.

Votre donneur d’ordre se réserve le droit de mettre fin à la validité du document que vous aurez déposé s’il estime que celui ne correspond pas à un échéancier valide.

Vous serez relancé pour l’attestation de régularité fiscale tant que votre Donneur d’ordre n’en aura pas désactivé la demande

Le document sera demandé uniquement par les donneurs d’ordre qui auront mis en place celui-ci