Le processus d’intégration et de qualification de tiers de GEODIS nous aide à comprendre les personnes avec lesquelles nous interagissons. Il vise à apporter de la transparence à notre chaîne d’approvisionnement en identifiant les risques potentiels, en s’assurant que votre Entreprise partage nos valeurs et que vous vous engagez à respecter les normes les plus élevées.
Il vous est demandé de lire ce document, de fournir les informations et preuves obligatoires – conformément aux lois, réglementations et aux politiques de GEODIS – et d’envoyer une copie à votre agent de liaison GEODIS.
Informations sur la collecte et l’utilisation des données à caractère personnel
Une filiale du groupe GEODIS a l’intention d’engager des relations commerciales avec votre entreprise. Par le biais de ce document, nous souhaitons vous informer sur la collecte et l’utilisation des données et données à caractère personnel que votre Entreprise peut être amenée à communiquer dans le cadre du processus d’approbation de GEODIS applicable aux partenaires commerciaux, prestataires, fournisseurs et agents potentiels.
Pourquoi le groupe GEODIS doit-il collecter des données ?
Ce traitement des données est nécessaire pour se conformer aux obligations de conformité légales applicables dans le but d’identifier et d’éviter les motifs éventuels de violations.
Afin qu’une entité GEODIS dans le monde (« GEODIS ») puisse engager de nouvelles relations commerciales avec des partenaires commerciaux, des prestataires, des fournisseurs et des agents, GEODIS enquête au préalable sur l’intégrité du partenaire commercial concerné et de ses Personnes clés.
Les « Personnes clés » sont des personnes qui exercent une grande influence sur les activités commerciales de l’Entreprise, que ce soit du fait du poste qu’elles occupent ou des parts de l’Entreprise qu’elles possèdent, en particulier les directeurs, les responsables et les actionnaires détenant un droit de vote ou des parts importantes.
Quel type de données votre Entreprise collecte-t-elle et transmet-elle à GEODIS ?
L’Entreprise collecte et transmet à GEODIS ses propres informations (coordonnées, informations générales sur son activité, actionnariat et détention de titres et la direction et informations sur les relations à venir, y compris le schéma de rémunération, le contexte et les circonstances de son engagement) ainsi que des données à caractère personnel de ses Personnes clés, comme le nom, le prénom, la date de naissance et les informations du casier judiciaire (collectivement dénommées « Données »). L’Entreprise déclare et garantit par les présentes que lesdites Données sont collectées en bonne et due forme et que l’Entreprise et chacune des Personnes clés ont donné son consentement respectif à la transmission de ces données et que lesdites Données sont collectées, transmises et stockées par GEODIS.
Que fait GEODIS de ces Données ?
GEODIS agit en qualité de responsable du traitement et stocke lesdites Données dans son réseau et dans un logiciel intranet, lequel lui permet d’évaluer rapidement et en toute transparence les risques liés à l’intégrité, pour ensuite décider d’approuver ou non les relations commerciales envisagées avec l’Entreprise. Ce système permet aussi de réunir la documentation et de rapporter la preuve de la Due diligence effectuée par GEODIS.
Cet examen de diligence comprend, à titre non exhaustif, la confrontation des Données à celles de bases de données ou d’outils donnant accès à :
- des listes de parties sanctionnées compilées par les autorités,
- des informations sur d’éventuels litiges ou d’autres actions en justice,
- des informations sur le retrait ou la suppression de l’Entreprise (ou de ses Personnes Clés) du registre du commerce ou équivalent,
- d’éventuels liens avec des agents publics et/ou avec une exposition politique,
- des informations dans le domaine public (y compris des articles de presse négatifs).
L’accès aux Données sera strictement réservé à un petit nombre d’employés clés de GEODIS qui participent au processus d’approbation et qui ont besoin d’accéder auxdites informations pour ce faire. Des employés de certaines entités du groupe GEODIS basées dans des pays situés en dehors de l’Union européenne peuvent être amenés à y accéder.
GEODIS pourra être amené à communiquer les Données collectées aux administrations, autorités, commissaires aux comptes, avocats ou à d’autres tiers dans le but de protéger les intérêts de GEODIS, notamment dans le cadre de procédures judiciaires.
Les Données seront supprimées dès que nous n’aurons plus besoin d’y avoir accès aux fins susmentionnées ou dès l’expiration de la durée de prescription légale
Vos droits
Votre Entreprise ou l’une quelconque de ses Personnes clés a le droit d’être informée au sujet des Données à caractère personnel la concernant stockées par GEODIS et de faire rectifier toute Donnée inexacte. Le responsable du traitement des Données est l’entité GEODIS qui a engagé le processus d’approbation. Pour exercer vos droits relatifs aux Données à caractère personnel vous concernant, veuillez contacter dpo@geodis.com. L’Entreprise s’engage à dûment informer chacune des Personnes clés susmentionnées.
Confirmation
Votre Entreprise confirme par les présentes :
•qu’elle reconnaît et convient que votre Entreprise et l’entité GEODIS concernée constituent des responsables du traitement distincts au titre de leur traitement lié aux Données partagées aux fins de respecter le Programme Connaître son partenaire et sont ainsi responsables, à titre individuel, du respect des exigences en matière de protection des données applicables et de leur propre traitement des Données,
•qu’elle consent à la collecte, au traitement, au stockage et à l’utilisation des Données de l’Entreprise conformément à la description qui en est faite ci-dessus,
•qu’elle autorise les individus et représentants nommés et les individus ou représentants des entités de GEODIS à communiquer à GEODIS des informations sur les relations commerciales que l’Entreprise entretient avec lesdits individus ou représentants ; elle décharge par les présentes lesdits individus et représentants de leurs obligations de confidentialité respectives, et
•que votre Entreprise communiquera les Données à caractère personnel des Personnes clés sous réserve uniquement que l’Entreprise soit autorisée à le faire dans ce cadre conformément au droit applicable. Votre Entreprise informera les Personnes clés et obtiendra leur consentement, si requis par la loi, notamment eu égard à la collecte et au traitement des Données, ainsi que les destinataires. À la demande de GEODIS, l’Entreprise lui fournira des copies des informations et du consentement des personnes concernées (un exemple de ces informations est joint à ce document), et
•que, à sa connaissance, les Données qu’elle a communiquées sont exactes.
CODE DE CONDUITE POUR LES FOURNISSEURS DE GEODIS
En votre qualité de fournisseurs et/ou prestataires de Geodis, vous avez un rôle important à jouer dans la réalisation de notre engagement de conduire toutes nos activités de manière éthique et conforme aux lois applicables. En signant le présent Code de Conduite Fournisseurs de Geodis, vous acceptez ce qui suit :
Respect des lois et réglementations
GEODIS s’engage à respecter les principes du Pacte mondial des Nations unies.
Vous acceptez de respecter l’ensemble des lois, réglementations et exigences nationales applicables dans les pays au sein desquels vous intervenez en notre nom ou pour notre compte.
Vous acceptez également de respecter et promouvoir les normes d’intégrité les plus strictes lors des interactions commerciales avec ou pour le compte de GEODIS.
Droits humains et libertés fondamentales
Travail forcé et esclavage
Vous acceptez de vous assurer que le travail forcé est exclu au sein de votre entreprise ou dans votre chaîne de sous-traitance et que le travail y est consenti librement.
Travail des enfants
Vous acceptez de ne pas faire travailler d’enfants, sauf approbation expresse écrite de GEODIS et en conformité avec les lois locales. Le terme « enfant » fait ici référence à toute personne employée de moins de 18 ans.
GEODIS soutient le recours à des programmes légaux d’apprentissage sur le lieu de travail, dans le respect des lois et réglementations applicables.
Rémunération et horaires de travail
Vous acceptez de respecter toutes les lois et réglementations applicables sur les salaires et horaires de travail, notamment sur le salaire minimum, les heures supplémentaires, le salaire à la tâche et autres éléments de rémunération, et de verser les prestations sociales exigées par la loi.
Discrimination
Vous acceptez de ne faire preuve, dans le cadre des pratiques de recrutement et d’emploi, d’aucune forme de discrimination, pour quelque motif que ce soit, qu’elle soit fondée sur la couleur de peau, la religion, l’âge, la nationalité, l’origine ethnique ou sociale, l’orientation sexuelle, le sexe, l’identité ou l’expression du genre, la situation familiale, la grossesse, la sensibilité politique ou le handicap.
Droits humains, respect et dignité
Vous acceptez de ne vous rendre en aucun cas complice de violation des droits humains (travail des enfants, esclavage, guerre, répression interne, terrorisme, trafic d’êtres humains, esclavage moderne, travail illégal, etc.) et de veiller à ne pas nuire à autrui, ni à violer l’un des principes promus par GEODIS.
Vous acceptez de ne pas infliger de châtiments corporels à vos collaborateurs, de ne pas menacer de violence ou d’autres formes de coercition physique ou de les harceler. Vous acceptez également de traiter l’ensemble du personnel avec respect et dignité.
Santé et sécurité au travail
Vous acceptez de mettre en place et d’améliorer constamment des normes strictes afin de garantir l’hygiène, la santé et la sécurité sur le lieu de travail et de respecter toutes les lois et réglementations en vigueur.
Cela signifie que vous acceptez de mettre en place des moyens nécessaires appropriés pour vous assurer d’avoir connaissance de toutes les politiques et procédures. Sont inclus un système de gestion des déclarations, l’enquête relative à toute situation dangereuse et un environnement de travail plus sûr.
Vous acceptez également de vous assurer du respect des principes de santé et de sécurité avec vos propres fournisseurs et prestataires.
Lutte contre la corruption
Vous acceptez de respecter les normes internationales en matière de lutte contre la corruption, telles qu’énoncées par la convention de l’OCDE ainsi que l’ensemble des lois et réglementations applicables (le Foreign Corrupt Practices Act aux États-Unis, la Bribery Act 2010 au Royaume-Uni, la loi Sapin II en France, etc.).
Notamment, vous reconnaissez et acceptez de respecter la politique zéro tolérance de GEODIS en matière de corruption qui interdit strictement :
– toute forme de corruption envers des parties privées (comme les employés ou clients de GEODIS) et/ou les agents publics – directement ou indirectement, afin de tenter d’influencer indûment le comportement de ces individus,
– tout paiement de facilitation.
On entend par « personne publique » au sens du présent Code de conduite, toute personne exerçant auprès d’une entité étatique ou considérée comme agent de l’Etat selon la loi locale y compris pour une entreprise publique ou un organisme public, ou exerçant une mission de service public. Par entité étatique on entend :
o Tout Etats ou services étatiques (fédéraux, nationaux ou locaux)
o Tout gouvernement, département, agence, ou administration territoriale incluant les membres d’une famille royale,
o Toute organisation ou agence, détenue ou contrôlée par un Etat
o Toute entité détenue ou contrôlée par un Etat (par exemple une compagnie pétrolière nationale ou un hôpital public),
o Toute organisation publique internationale (ONU, OCDE, etc.),
o Tout parti politique incluant les candidats à une élection ;
o et toute personne agissant à titre officiel au nom ou pour le compte d’une des personnes susmentionnées
Vous acceptez de former toutes les personnes devant travailler avec GEODIS à la lutte contre la corruption.
Vous acceptez de vous abstenir d’offrir tout cadeau aux employés de GEODIS. Le divertissement commercial ou le contact social peut être approprié, seulement s’il est conforme à la politique sur les cadeaux et invitations de GEODIS concernant les montants et le processus d’autorisation.
Absence de conflit d’intérêt
Vous acceptez de divulguer vos conflits d’intérêt si votre Entreprise ou l’un quelconque des membres de son personnel ou de ses représentants a un conflit, réel ou perçu, avec GEODIS ou le personnel de GEODIS.
Lois et réglementations en matière de concurrence et d’anti-trusts
Vous acceptez de respecter l’ensemble des lois et réglementations en matière de concurrence et d’anti-trusts, comme celles adoptées par l’Union européenne et les États-Unis.
Lois et autres réglementations relatives à l’exportation
Vous acceptez de respecter toutes les lois et réglementations applicables relatives à l’exportation adoptées par le Conseil de sécurité des Nations Unies, l’Union européenne et les États-Unis qui imposent des contrôles et sanctions visant des pays, des entités, des personnes et des biens. Vous respectez ces lois relatives aux contrôles et sanctions en matière d’exportation qui accordent aux pays un contrôle légal notamment sur l’expédition, la communication d’informations, les biens, les services et les transactions au-delà des frontières nationales.
Vous êtes également tenu de respecter l’ensemble des réglementations applicables en matière de douane et de transport (y compris les licences, pour le transport de matières dangereuses notamment).
Sécurité
Vous acceptez de mettre en oeuvre des procédures de sécurité adéquates afin de se prémunir contre l’introduction de marchandises non autorisées et/ou non déclarées, de manipuler correctement les produits dangereux et de gérer les éventuelles irrégularités. Les clients de GEODIS nous confient leurs biens à transporter ou à stocker et peuvent également inviter GEODIS ou les fournisseurs de GEODIS à travailler dans leurs locaux et à utiliser leurs outils. Vous avez également l’obligation de protéger et de préserver l’ensemble des biens et ressources de tout fait de détérioration, vol, usage abusif ou détournement.
Données et confidentialité
Vous acceptez de respecter les personnes et de garantir leur droit à la protection de leur vie privée. Vous vous engagez à assurer la confidentialité des informations personnelles ou sensibles et à les gérer conformément aux lois en vigueur dans chaque pays où nous sommes présents.
Vous êtes également tenu de veiller à la confidentialité de toutes les informations sensibles (y compris, notamment, les données relatives aux documents, contrats et informations de GEODIS, ainsi qu’aux technologies et logiciels). Il est strictement interdit de divulguer de telles informations ou de les utiliser à des fins autres que les services pour lesquels vous avez été sollicité.
Continuité de l’activité et préparation aux urgences
Vous acceptez d’être préparé à poursuivre les activités aussi normalement que possible en cas de perturbation majeure (par exemple catastrophe naturelle, virus informatique, grève, etc.). Ainsi, vous acceptez de mettre en place les plans sur la continuité de l’activité et les plans d’urgence afin de protéger GEODIS, les employés, le personnel tiers ainsi que l’environnement.
Protection de l’environnement
Vous acceptez de respecter l’ensemble des lois et réglementations afférentes à la protection environnementale et de joindre GEODIS dans notre engagement pour la protection de la santé humaine, des ressources naturelles et de l’environnement mondial, non seulement en respectant les lois, mais également en intégrant des pratiques environnementales saines dans nos décisions commerciales.
GEODIS peut exiger que vous fournissiez des données pertinentes concernant la protection du climat (par ex. des données sur les émissions).
Sous-traitants
Si GEODIS autorise l’utilisation de sous-traitants tiers pour la fourniture des services à GEODIS ou pour le compte de GEODIS, vous acceptez de faire respecter à vos sous-traitants des conditions tout aussi strictes que celles prévues dans les présentes en matière d’éthique, de valeurs, de respect des lois en vigueur, de principes et d’obligations envers vos propres sous-traitants. Vous devez vous assurer que vos propres sous-traitants ne sous-traitent pas eux-mêmes sans l’approbation préalable de GEODIS.
Divulgation d’informations
Vous acceptez de ne pas divulguer des informations confidentielles ou exclusives sur GEODIS et pouvant avoir un impact négatif sur la performance ou la réputation du Groupe de sociétés GEODIS.
Les « Informations Confidentielles » sont toutes les informations, quelle que soit la forme sous laquelle elles sont divulguées (oralement ou par écrit), qu’elles soient lisibles par une personne ou par une machine, ou sous toute autre forme de reproduction y compris, notamment, la forme, les matériaux et la conception d’équipement approprié, en partie ou dans leur intégralité, y compris toutes les méthodes de fonctionnement associées et leurs applications, processus, formules, plans, stratégies, données, croquis, spécifications, photographies, dessins, documentation technique et tout élément connexe mis à la disposition du Bénéficiaire par le Divulgateur.
Lancement d’alerte
Vous reconnaissez que l’Éthique et la Conformité sont essentiels à GEODIS, et vous avez connaissance du fait que le système d’alerte de GEODIS est mis à votre disposition si vous souhaitez divulguer tout non-respect dont vous avez été témoin dans le cadre de vos interactions avec GEODIS ou pour le compte de GEODIS.
Vous pouvez contacter : votre interlocuteur à GEODIS ou faire un signalement pour toute préoccupation ou non-conformité sur le Système d’alerte éthique de Geodis à l’adresse https://wrs.expolink.co.uk/geodis
Conformité avec la Charte éthique pour les Fournisseurs de GEODIS
Vous acceptez que GEODIS se réserve le droit de vérifier, après avoir donné un préavis raisonnable et dans un cadre limite aux services fournis à GEODIS ou pour le compte de GEODIS, la conformité de votre Entreprise avec les exigences de ce Code de conduite pour les Fournisseurs. Si GEODIS est informé d’actions ou d’événements contraires à ce Code de conduite ou croit raisonnablement que votre Entreprise porte atteinte à ce Code de conduite, GEODIS peut exiger la mise en œuvre de mesures correctives ou résilier pour manquement grave toutes relations contractuelles avec votre Entreprise
Déclarations et garanties du Fournisseur
Vous confirmez que ni la société que vous représentez, ni l’une quelconque de vos filiales, sociétés affiliées, société soeur ou mère, ni l’un quelconque de vos dirigeants ou employés ne fait actuellement ou n’a fait l’objet de poursuites civiles ou pénales, localement ou à l’international, pour une conduite non éthique ou répréhensible, pour violation de ses obligations légales ou réglementaires ou des principes définis dans ce Code de conduite pour les Fournisseurs, notamment eu égard à la lutte contre la corruption, au travail des enfants, au travail forcé et à l’esclavage, à la protection des droits humains, à la conformité aux règles de contrôles et sanctions au titre des exportations, à la protection des données, à la protection de la vie privée et/ou au droit de la concurrence.
Vous acceptez que si, à tout moment, les déclarations, garanties et certifications ci-incluses se révélaient inexactes ou incomplètes, vous en informerez immédiatement GEODIS et communiquerez toutes les informations demandées.
QUESTIONNAIRE APPROFONDI DE DUE DILIGENCE
Instructions
En tant que tierce-partie travaillant avec GEODIS, il vous est demandé de communiquer ces informations obligatoires conformément aux lois, réglementations et politiques de GEODIS.
Les informations que vous communiquez doivent être détaillées, fidèles et exactes, car elles sont utilisées pour réaliser un examen de la conformité de votre organisation. Cet examen peut inclure une analyse légale afin de savoir si GEODIS fait face à un risque en vertu des lois locales et internationales suite aux relations professionnelles envisagées avec vous. (Merci de ne pas répondre « n/a » ou « non applicable » aux questions sans expliquer pourquoi la question ne s’applique pas à votre situation). Si votre réponse à toute question n’est pas suffisamment détaillée, est vague ou est incomplète, il y aura (1) des retards dans le processus d’évaluation et (2), dans certains cas, vous serez écarté du processus de qualification. Tout document présenté qui n’est pas en anglais doit être accompagné d’une traduction en anglais.
GEODIS peut également utiliser les informations pour traiter et régler toute question en matière de conformité qui est identifiée au cours de ce processus ou par la suite dans le cadre de nos relations commerciales.
L’attention est surtout portée sur l’identification de la chaîne de sous-traitance réelle : nous voulons savoir quel(s) tiers exécute(nt) réellement le service que vous proposez. Si vous devez sous-traiter tout ou partie de l’objet du contrat, nous vous demandons de l’indiquer expressément.
Les questions ont été personnalisées pour obtenir uniquement des informations qui sont pertinentes aux politiques de conformité de GEODIS et respecter les exigences de vie privée et de protection des données. Les informations collectées peuvent être transmises en toute confidentialité aux employés de GEODIS, au conseil juridique externe de GEODIS et/ou aux autorités réglementaires. GEODIS stockera et conservera ces informations conformément à ses politiques et procédures.
Définitions
• Direction désigne tous les Directeurs, Responsables, membres du Conseil d’administration d’une société ou de tout groupe ou organe de gouvernance comparable ou équivalent ainsi que tout directeur qui est légalement autorisé à lier l’Entreprise (comme le PDG, le Président, le Directeur général ou équivalent).
• Entreprise désigne toute société, entreprise, partenariat, société à responsabilité limitée ou autre entité qui répond auprésent questionnaire.
• GEODIS désigne l’entité GEODIS à laquelle l’Entreprise fournira des services ainsi que toute société affiliée (qu’il s’agisse de filiales, succursales, détenteurs directs ou indirects ou agences) qui fait partie du Groupe GEODIS comme modifié.
• Agent public désigne tout prestataire qui est un agent, responsable ou collaborateur ou tout consultant employé par les filiales, niveaux et divisions ou représentant ces derniers
a)du gouvernement national, local ou du groupe,
b)de l’organisation internationale publique (comme les Nations unies),
c)de l’agence ou de la société soumise aux lois relatives aux marchés publics d’un pays, et
d)le seul objectif de ce questionnaire, nous examinerons également tout(e) parti politique, responsable, collaborateur ou personne agissant au nom ou pour le compte d’un parti politique ou d’un candidat à une fonction publique et leurs entités ainsi que les candidats politiques, de la société qui est détenue ou contrôlée par un(e)gouvernement, organisation, agence ou société de l’un de ceux qui précèdent.
• Actionnaire : inclut tout actionnaire ou détenteurs de titres de la société, directement ou indirectement, (y compris les bénéficiaires de tout trust), notamment les bénéficiaires effectifs ultimes (c’est-à-dire une personne physique/un individu détenant cette société), et toute entité intermédiaire ou personne détenant des intérêts dans cette société.