Il processo di qualificazione dei partner commerciali e di affidamento di incarichi a terzi da parte di GEODIS ci aiuta a valutare con quali soggetti intraprendiamo affari. L’obiettivo è quello di trasparenza nella supply chain, identificare i potenziali rischi e assicurarci che la vostra società condivida i nostri valori con l’impegno a rispettare gli standard più elevati.
Vi chiediamo di leggere la presente e di fornirci le necessarie informazioni e i documenti osservando a quanto richiesto da leggi, regolamenti e le nostre procedure di GEODIS come di seguito, inviandone una copia al vostro referente aziendale in GEODIS.
Informazioni sulla raccolta e l’utilizzo dei dati personali
Una società del Gruppo GEODIS intende avviare una relazione commerciale con la vostra società (la “Società”). Con il presente documento, desideriamo informarvi sulla raccolta e l’utilizzo dei dati aziendali e personali che la vostra società può fornire in relazione al processo di approvazione che GEODIS applica ai candidati partner commerciali, fornitori e agenti.
Motivazione della richiesta di GEODIS
Il trattamento dei dati è necessario per ottemperare agli obblighi di legge applicabili al fine di individuare ed evitare potenziali violazioni.
Prima che una qualsiasi delle società del Gruppo GEODIS, ovunque stabilita (« GEODIS ») avvii un nuovo rapporto commerciale con un partner, GEODIS conduce una ricerca e una valutazione sulla integrità dello stesso e dei suoi rappresentati apicali quali ad esempio Amministratore Delegato, Legale Rappresentante, Procuratori, membri del consiglio di amministrazione, etc…di seguito sinteticamente le “Figure Chiave”
Quali dati la vostra Società raccoglie e trasmette a GEODIS
La vostra Società raccoglie e trasmette a GEODIS i propri dati (tra cui i contatti, informazioni generali sulla attività, le partecipazioni, organizzazione manageriale, i bilanci, le esperienze pregresse e le condizioni di impegno della Società) e i dati personali delle sue Figure Chiave, quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, nome, cognome, data di nascita (collettivamente i « Dati »). La Società dichiara e garantisce che i Dati sono correttamente raccolti e che gli interessati abbiano acconsentito alla trasmissione a GEODIS e alla raccolta e conservazione da parte di quest’ultima.
Utilizzo dei Dati da parte di Geodis
GEODIS agisce come Titolare del Trattamento dei Dati e li memorizza nei propri sistemi e software di rete per valutare in modo rapido e trasparente i rischi per l’integrità, e decidere l’approvazione del previsto rapporto commerciale con la Società oltre a documentare e tenere traccia della due diligence effettuata.
Tale due diligence può includere:
indicazioni di eventuali sanzioni di natura amministrativa o tributaria comminate alla Società da parte delle Competenti Autorità, incluse quelle derivanti da violazioni della normativa sulla privacy, sulla concorrenza.
indicazioni della sussistenza di eventuali contenziosi civili, tributari o amministrativi avviati nei confronti della Società che abbiano carattere rilevante e tale da pregiudicarne l’attività in favore di Geodis in caso di esito negativo/soccombenza
informazioni sulla cancellazione della Società dalla CCIAA e/o variazioni dei dati reperibili in Camera di Commercio non ancora rese pubbliche
legami diretti e o indiretti della Società con enti governativi e/o esposizione politica della Società,
informazioni di pubblico dominio (comprese le news aventi carattere negativo)
L’accesso ai Dati sarà limitato a un numero ristretto di soggetti coinvolti nel presente processo di approvazione in base a un rigoroso principio di necessità di accesso all’informazione. Ciò può includere anche l’accesso da parte dei dipendenti di alcune entità GEODIS e/o consulenti anche legali in paesi al di fuori dell’Unione Europea.
GEODIS può divulgare i Dati raccolti ai revisori dei conti, alle forze dell’ordine, agli avvocati o ad altre terze parti, se necessario per proteggere gli interessi di GEODIS, in particolare nell’ambito di procedure legali.
I Dati saranno eliminati non appena il trattamento non sia più necessario per gli scopi sopra indicati o per legge.
Diritti degli interessati
La vostra Società o le Figure Chiave hanno il diritto di essere informate dei dati personali che GEODIS conserva e di far correggere eventuali dati inesatti. Il titolare del trattamento dei dati è la società del Gruppo GEODIS che ha avviato il processo di approvazione. Per esercitare i diritti di cui sopra in relazione ai dati personali, contattate dpo@geodis.com. La Società dovrà (e si impegna a comunicare a ciascuna delle Figure Chiave quanto sopra.
Conferma
La Società con la presente:
- riconosce e accetta che la Società e GEODIS si qualifichino ciascuna come Titolari del trattamento dei dati trattati ai fini del completamento del programma Partner « Conoscere il proprio partner commerciali » e siano quindi ciascuna responsabili del rispetto dei requisiti di protezione dei dati stessi e del rispettivo trattamento
- acconsente alla raccolta, all’elaborazione, alla conservazione e all’utilizzo dei dati della Società e di altri dati dalla stessa comunicati come sopra indicato
- autorizza GEODIS a fornire ai propri incaricati informazioni sui rapporti commerciali con la Società e esonera i rispettivi incaricati di GEODIS da obblighi di riservatezza
- si impegna a fornire i dati personali delle Figure Chiave della Società solo nella misura in cui la Società ne abbia diritto in conformità alla legge applicabile ed alla presente. La Società informerà le Figure Chiave e otterrà il loro consenso secondo quanto previsto dalla legge, in particolare per quanto riguarda lo scopo della raccolta e dell’elaborazione dei dati, nonché i destinatari. La Società fornirà a GEODIS copie delle informazioni e del consenso su richiesta (l’elenco di tali informazioni è allegato), e
- per quanto a propria conoscenza, conferma che i dati forniti dalla Società sono corretti
CODICE DI CONDOTTA DEI FORNITORI GEODIS
In qualità di fornitore o subappaltatore avete un ruolo chiave nel permettere a GEODIS di condurre la propria attività in modo conforme alle leggi ed etiche. Sottoscrivendo il presente Codice di condotta dei fornitori, accettate quanto segue:
Conformità alle leggi e alle normative
GEODIS si impegna a rispettare i principi riportati del Global Compact delle Nazioni Unite per lo sviluppo sostenibile.
Voi garantite il vostro impegno a rispettare tutte le leggi, le normative e i requisiti nazionali applicabili nei paesi in cui operate per nostro conto.
Accettate inoltre di rispettare e promuovere i più elevati standard di integrità durante le interazioni commerciali con o per conto di GEODIS.
Diritti umani e libertà fondamentali
Lavoro forzato e schiavitù
Accettate di assicurarvi che non vi sia lavoro forzato all’interno della Società o nella vostra catena di subappalto e che i dipendenti lavorino per loro libera iniziativa.
Lavoro minorile
Accettate di non impiegare lavoro minorile, a meno che non sia stato specificamente approvato per iscritto da GEODIS e a condizione che ciò sia conforme alle leggi applicabili nel paese di riferimento e dove i servizi sono svolti. Il termine « minore » fa riferimento a qualsiasi persona impiegata al di sotto dei 18 anni di età. GEODIS sostiene l’utilizzo di programmi di apprendistato sul posto di lavoro condotti legittimamente e conformi a tutte le leggi e le normative applicabili a tali programmi di apprendistato.
Retribuzione e orario di lavoro
Vi impegnate a rispettare tutte le leggi e le normative applicabili in materia di retribuzione e orario di lavoro, compresi quelli relativi a salari minimi, ore di lavoro straordinario, tariffe dei pezzi e altri elementi di compensazione, e ad applicare quanto previsto dalla legge.
Discriminazione
Accettate di non discriminare in fase di assunzione e di impiego per qualsiasi motivo, inclusi, a titolo esemplificativo, motivi di razza, religione, età, nazionalità, origine sociale o etnica, sesso ed orientamento sessuale, identità o espressione di genere, stato civile, credo politico o disabilità.
Diritti umani, rispetto e dignità
Accettate di non essere complici di alcun abuso dei diritti umani (lavoro minorile, schiavitù, guerra, repressione interna, terrorismo, traffico di esseri umani, schiavitù moderna, lavoro illegale, ecc.), di danneggiare gli altri o di violare i principi promossi da GEODIS.
Accettate di non fare ricorso a punizioni fisiche, minacce di violenza o altre forme di coercizione fisica o molestie sui vostri dipendenti. Inoltre, trattate tutto il personale con dignità e rispetto.
Salute e sicurezza sul lavoro
Accettate di implementare e migliorare costantemente gli standard per garantire l’igiene, la salute e la sicurezza sul posto di lavoro, nel rispetto di tutte le leggi e le normative applicabili.
Vi impegnate ad usare i mezzi necessari per garantire la conoscenza di tutte le politiche, le procedure e i processi. Ciò include un sistema di gestione per la segnalazione e l’analisi di eventuali situazioni di pericolo e per un ambiente di lavoro più sicuro.
Accettate anche di garantire il rispetto dei principi di igiene, salute e sicurezza da parte dei vostri fornitori e appaltatori.
Anticorruzione e concussione
Vi impegnate a rispettare gli standard internazionali anticorruzione e concussione come indicato nella convenzione OCSE e tutte le leggi e le normative applicabili (quali a titolo esemplificativo il Foreign Corrupt Practices Act negli Stati Uniti, il Bribery Act 2010 nel Regno Unito, la legge Sapin II in Francia, ecc.).
In particolare, comprendete e accettate di rispettare la politica di tolleranza zero di GEODIS in materia di corruzione e concussione, che vieta rigorosamente:
– qualsiasi forma di corruzione a privati (come i dipendenti o i clienti di GEODIS) e/o a funzionari pubblici, direttamente o indirettamente, nel tentativo di influenzare indebitamente il comportamento di questi individui,
– qualsiasi forma di pagamento agevolato.
Ai fini della presente sezione, per « funzionario pubblico » si intende qualsiasi persona che lavora per un ente statale o una società pubblica o che è considerata un funzionario pubblico ai sensi della legislazione locale. Un ente statale è definito come:
– qualsiasi Stato o servizio statale (federale, nazionale o locale),
– qualsiasi governo o qualsiasi dipartimento, agenzia o amministrazione territoriale, compresi i membri di una famiglia reale,
– qualsiasi organizzazione o agenzia controllata o diretta da uno Stato,
– qualsiasi società di proprietà dello Stato o controllata dal governo (ad esempio, una compagnia petrolifera nazionale o un ospedale pubblico),
– qualsiasi organizzazione pubblica internazionale (ONU, OCSE, ecc.),
– qualsiasi partito politico, compresi i candidati elettorali, e
– qualsiasi persona che agisca in veste ufficiale per o per conto di uno dei suddetti.
Accettate di formare tutte le persone che si prevede lavorino presso GEODIS in materia di lotta alla corruzione e alla concussione.
Accettate di non offrire alcun regalo ai dipendenti GEODIS. Gli omaggi o gli inviti legati all’attività commerciale sono ammessi, solo se conformi alla Policy in materia di regali e inviti di GEODIS .
Nessun conflitto di interessi
Accettate di informare GEODIS qualora la vostra Società o uno dei suoi dipendenti/ rappresentanti abbia un conflitto reale o percepito con GEODIS e suoi incaricati.
Leggi e normative in materia di concorrenza e antitrust
Vi impegnate a rispettare tutte le leggi e le normative applicabili in materia di concorrenza e antitrust, come quelle adottate dall’Unione Europea e dagli Stati Uniti.
Leggi sull’esportazione e altre normative
Vi impegnate a rispettare tutte le leggi e le normative applicabili in materia di esportazione adottate dal Consiglio di Sicurezza delle Nazioni Unite, dall’Unione Europea, dagli Stati Uniti che impongono controlli e sanzioni contro Paesi, società, individui e beni. Vi attenete al rispetto di tali leggi in particolare al controllo sulla spedizione, la divulgazione di informazioni, beni, servizi e transazioni oltre i confini nazionali.
Accettate inoltre di rispettare tutte le normative applicabili in materia di dogana e trasporto (incluse le licenze, in particolare per il trasporto di merci pericolose).
Sicurezza
Vi impegnate a mantenere adeguate procedure di sicurezza per evitare l’introduzione di merce non dichiarata e a gestire correttamente merci pericolose ed eventuali irregolarità. I clienti di GEODIS le affidano le loro merci per il trasporto o il magazzinaggio e possono anche chiedere a GEODIS o ai suoi fornitori di lavorare nei loro locali e di utilizzare le loro attrezzature. Avete anche il dovere di proteggere e preservare tutti i beni e le risorse da qualsiasi danno, furto, uso improprio o appropriazione indebita.
Dati e privacy
Accettate di rispettare le persone e di garantire il diritto alla privacy di ciascuno. Vi impegnate a trattare i dati personali o sensibili come riservati e ad amministrarli in conformità alle leggi vigenti in ogni Paese in cui GEODIS opera.
Inoltre, trattate ogni informazione sensibile come riservata (inclusi, a titolo esemplificativo, i dati relativi ai documenti, ai contratti e alle informazioni GEODIS, nonché alle tecnologie e ai software in uso). È severamente vietato divulgare tali informazioni o utilizzarle per scopi diversi dai servizi per i quali siete stati selezionati.
Continuità aziendale e gestione delle emergenze
Accettate di essere pronti a gestire l’attività oggetto del contratto nel modo più normale possibile, in caso di gravi interruzioni (ad es. per catastrofi naturali, attacco informatico, scioperi, ecc.). In quanto tali, accettate di attuare piani di continuità operativa, piani di emergenza per proteggere GEODIS, i dipendenti, il personale di terzi e l’ambiente.
Protezione dell’ambiente
Accettate di rispettare tutte le leggi e le normative relative alla protezione dell’ambiente e di unirvi a GEODIS nella tutela della salute dell’uomo, delle risorse naturali e dell’ambiente globale, non solo rispettando la legge, ma anche integrando pratiche ambientali corrette nelle vostre decisioni aziendali.
GEODIS potrebbe richiedervi di fornire dati rilevanti sulla protezione del clima (ad es. dati sulle emissioni).
Subappalto
Qualora GEODIS consenta il ricorso al subappalto per la fornitura di servizi a o per conto di GEODIS, accettate di verificare che i terzi affidatari applichino principi equivalenti e, in tutti i casi, non meno rigorosi di quelli qui esposti in materia di etica, valori, rispetto della normativa vigente. Dovete assicurarvi che i vostri sub-appaltatori non subappaltino a loro volta senza la previa autorizzazione di GEODIS.
Divulgazione di informazioni
Accettate di non divulgare informazioni riservate o proprietarie di GEODIS e che potrebbero avere un impatto negativo sulle prestazioni o sulla reputazione del Gruppo GEODIS.
Per « informazioni riservate » si intendono tutte le informazioni, in qualsiasi forma, divulgate verbalmente o per iscritto in qualunque forma , o in qualsiasi altra rappresentazione, compresi, a titolo esemplificativo, la forma, i materiali e la progettazione di qualsiasi apparecchiatura pertinente, in tutto o in parte, compresi i metodi di funzionamento e le relative applicazioni, i processi, le formule, i piani, le strategie, i dati, i progetti, le specifiche, le fotografie, i disegni, la documentazione tecnica e qualsiasi materiale correlato messo a disposizione del destinatario dalla parte divulgatrice.
Segnalazione di illeciti (Whistleblowing)
Comprendete che l’etica e la conformità alle norme di legge sono fondamentali per GEODIS e siete consapevoli che il sistema di segnalazione di illeciti di GEODIS è messo a vostra disposizione nel caso in cui desideriate rivelare qualsiasi non conformità a cui avete assistito nelle vostre interazioni con o per conto di GEODIS.
Potete contattare il vostro referente in GEODIS o segnalare qualsiasi dubbio o non conformità usando il sistema di segnalazione etica di GEODIS all’indirizzo https://wrs.expolink.co.uk/geodis
Conformità al Codice di condotta dei fornitori GEODIS
Accettate che, previo ragionevole preavviso e con un ambito limitato ai servizi forniti a o per conto di GEODIS, GEODIS abbia il diritto di verificare la conformità della vostra Società ai requisiti del Codice di condotta per i fornitori. Se GEODIS viene a conoscenza di azioni o eventi non conformi al presente Codice o ha la ragionevole convinzione che la vostra Società agisca in violazione di esso, GEODIS può richiedere l’adozione di misure correttive o la risoluzione di qualsiasi rapporto contrattuale con la vostra Società.
Dichiarazioni e garanzie del fornitore
Confermate che la Società e altri soggetti eventualmente facenti parte del medesimo gruppo societario (a titolo esemplificativo azionisti, soci, affiliate, consorelle) non hanno violato e non violeranno le norme di legge e rispetteranno i principi etici stabiliti nel presente Codice di condotta per i fornitori, in particolare ma non solo per quanto riguarda la lotta alla corruzione, il lavoro minorile, il lavoro forzato, la schiavitù, la violazione dei diritti umani, illecite esportazioni, la protezione dei dati e della privacy, le leggi sulla concorrenza.
Accettate che se, in qualsiasi momento, le dichiarazioni, le garanzie e le certificazioni qui contenute non sono più accurate e complete, ne informerete immediatamente GEODIS e fornirete tutte le informazioni richieste.
Questionario di due diligence
Istruzioni
In qualità di fornitori di GEODIS, siete invitati a fornire le seguenti informazioni obbligatorie, in conformità alle leggi, alle normative e alle procedure di GEODIS.
Le informazioni fornite devono essere dettagliate, accurate e precise in quanto utilizzate per effettuare una verifica di conformità della vostra organizzazione. Quest’ultima può includere un’analisi legale per determinare se GEODIS è a rischio ai sensi delle leggi locali e internazionali in conseguenza del rapporto previsto con voi. (Non rispondete « n/a » o « non applicabile » ad alcuna domanda ). Se la vostra risposta a qualsiasi domanda non è sufficientemente dettagliata ma vaga o incompleta, ciò comporterà (1) ritardi nel processo di valutazione e (2) non vi qualificherà come fornitori di GEODIS. Tutti i documenti presentati che non sono in inglese devono essere accompagnati da una traduzione in lingua inglese.
GEODIS può anche utilizzare le informazioni per affrontare e risolvere eventuali problemi di conformità identificati attraverso questo processo o in una fase successiva del rapporto commerciale.
Particolare attenzione è legata all’identificazione dell’effettiva catena di subappalto: vogliamo conoscere i fornitori che effettueranno il servizio richiesto. E’ necessario specificare quindi se sarà subappaltato l’intero contratto o una sua parte. Le domande sono state formulate nel rispetto del GDPR e per avere solo informazioni pertinenti alla procedura di conformità di GEODIS e . Le informazioni raccolte possono essere trasmesse in via confidenziale ai dipendenti GEODIS, a consulenti legali e/o alle autorità. GEODIS conserverà tali informazioni in conformità alle proprie policy e procedure.
Definizioni
• Il termine Direzione comprende tutti i direttori, i funzionari, i membri del Consiglio di amministrazione di una società o qualsiasi organo direttivo equivalente o comparabile, nonché qualsiasi individuo che sia legalmente e ufficialmente autorizzato ad operare per la società (come l’Amministratore, il Presidente, il Direttore Generale o equivalente).
• Per società si intende qualsiasi società, di capitali, di persone, a responsabilità limitata o altra entità che risponde al presente questionario.
• Il termine GEODIS indica la società del Gruppo GEODIS che fornirà servizi a qualsiasi società affiliata (sia che si tratti di società controllata, filiale, proprietà diretto o indiretta) che appartiene al Gruppo GEODIS, come di volta in volta modificato;
Per funzionario governativo si intende qualsiasi funzionario, dipendente, appaltatore, consulente incaricato da o rappresentante di qualsiasi settore
a) del governo nazionale, statale, locale o di una minoranza
b) organizzazione internazionale pubblica (come le Nazioni Unite)
c) agenzia o società soggetta alle leggi sugli appalti pubblici di un Paese e
d) al solo scopo del presente questionario, prenderemo in considerazione anche qualsiasi partito politico, funzionario, dipendente o persona che agisca in nome o per conto di un partito politico o candidato a una carica pubblica e le loro società,
ü società che è posseduta o controllata da un governo, un’organizzazione, un’agenzia o una società di uno qualsiasi dei suddetti
Titolare: indica qualsiasi azionista o socio o titolare diretto o indiretto e qualsiasi società o persona che detiene una partecipazione in tale società.